Iako se radi o privatnoj (vlastitoj) dokumentaciji poduzetnika (trgovačkih društava, obrtnika,…) i drugih pravnih osoba arhiviranje i uništavanje navedene dokumentacije nije u potpunosti slobodno, odnosno regulirano je Zakonom o arhivskom gradivu i arhivama.

Po isteku roka čuvanja dokumentacije potrebno je nadležnom državnom arhivu podnijeti na odobrenje prijedlog za uništenje određene dokumentacije. Prijedlog treba sadržavati popis o vrsti, količini i vremenu nastanka gradiva te o osnovi za izlučivanje (propisane rokove čuvanja).

Dokumentacija se može uništiti po primitku odobrenja za isto. Prilikom uništavanja dokumentacije nužno je poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka te zaštite okoliša.

Što se događa s dokumentacijom u slučaju prestanka poslovanja?

Po okončanju likvidacije društva, kao i prestanku društva po skraćenom postupku bez likvidacije, poslovne knjige i dokumentacija društva za koju nisu istekli rokovi čuvanja te ona koja se čuva trajno, predaje se na čuvanje Hrvatskoj gospodarskoj komori. Za pohranu i čuvanje poslovnih knjiga i dokumentacije društva plaća se naknada na teret društva prije njegova brisanja.

Savjeti za arhiviranje dokumentacije