Čuvanje poslovne dokumentacije | Minimax – internet računovodstveni i poslovni program

Čuvanje poslovne dokumentacije

Svaki porezni obveznik dužan je čuvati poslovnu i računovodstvenu dokumentaciju koja se ostvari tijekom poslovanja. 

Računovodstvena dokumentacija dio je poslovne dokumentacije pa s motrišta različitih propisa ne postoje isti rokovi čuvanja dokumentacije.

Način čuvanja poslovne dokumentacije tvrtka uređuje internim aktom kojim se definira sam postupak arhiviranja. Čuvanje računovodstvene dokumentacije propisano je različitim računovodstvenim i poreznim propisima te zakonima. 

U ovom ćemo se članku malo više usredotočiti na pohranjivanje računovodstvene dokumentacije.  

Tko je sve dužan čuvati dokumentaciju?

Skladištenje i arhiviranje poslovne i računovodstvene dokumentacije obvezno je za svakog poreznog obveznika. Prema Općem poreznom zakonu, porezni obveznik  je svaka osoba koja je kao takva određena zakonom kojim se uređuje pojedina vrsta poreza. 

Koliko dugo i koju dokumentaciju je potrebno čuvati definiraju sljedeći zakoni i pravilnici: 

  • Zakon o računovodstvu,
  • Opći porezni zakon,
  • Pravilnik o računovodstvu.

Rokovi čuvanja dokumentacije 

Što se trajno pohranjuje?

Trajno se pohranjuju isplatne liste odnosno analitičke evidencije o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi. Također, obveza trajnog čuvanja odnosi se i na financijske izvještaje te godišnja izvješća. To se odnosi na bilancu, račun dobiti i gubitka, izvještaj o sveobuhvatnoj dobiti, izvještaj o novčanim tokovima, izvještaj o promjenama kapitala, bilješke kojima se objašnjavaju određene pozicije financijskih izvještaja, revizorsko izvješće te godišnje izvješće, zajedno s izvješćem poslovodstva. 

Što se čuva najmanje 11 godina? 

Najmanje 11 godina moraju se čuvati isprave na temelju kojih su podatci uneseni u dnevnik, glavnu knjigu i pomoćne knjige, dnevnik i glavna knjiga te pomoćne knjige, porezne evidencije i obračuni. Rok od jedanaest godina počinje teći posljednjega dana poslovne godine u kojoj su podatci iz isprava uneseni u poslovne knjige.

Što se čuva 10 godina? 

Prema Općem poreznom zakonu, evidencije i isprave o dnevnom gotovinskom prometu, poslovne knjige i knjigovodstvene isprave te druge evidencije čuvaju se deset godina od početka tijeka zastare, ako posebnim propisom nisu propisani dulji rokovi. 
 
Kazne za nepoštivanje rokova čuvanja

Za nepoštivanje rokova čuvanja knjigovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i financijskih izvještaja propisana je kazna do 100 000 kuna za poduzetnika pravnu ili fizičku osobu te kazna za odgovornu osobu do 20 000 kuna. 

Mogućnost čuvanja dokumentacije izvan Republike Hrvatske

Poduzetnik može odlučiti čuvati svoju dokumentaciju izvan područja Republike Hrvatske, ali samo u državi koja je članica Europske unije. Neovisno o mjestu i načinu pohranjivanja poslovne dokumentacije, poduzetnik je u svakom trenutku odgovoran za tu dokumentaciju te je dužan tijelima nadležnima za nadzor nad poslovanjem na njihov zahtjev u svakom trenutku omogućiti njezinu uporabu. 

Elektroničko arhiviranje

Poduzetnik poslovnu dokumentaciju može čuvati i u elektroničkom obliku. Potrebno je samo osigurati da podatci u roku čuvanja budu raspoloživi, uz iznimku ulaznih i izlaznih faktura te financijskih izvješća koja je potrebno čuvati u izvorniku. Neke od prednosti elektroničkog arhiviranja jesu: jednostavan i brz pristup dokumentaciji, svi dokumenti su dostupni na jednom mjestu, niži su troškovi te je veća sigurnost informacija i osobnih podataka. 

 
Savjeti za arhiviranje dokumentacije

  1. Označavanje dokumenata – svaki dokument koji smo zaprimili trebalo bi označiti, ovisno o vremenu čuvanja. To se posebno odnosi na dokumentaciju koju fizički spremamo u arhiv kako bi se kasnije lakše snašli i riješili dokumentacija kojima je zakonski prošao rok čuvanja.
  2. Zajednički sustav – papirnato poslovanje znatno otežava razmjenu dokumentacije između poduzetnika i računovodstvenog servisa. Rješenje je program koji bi omogućio zajedničko upravljanje dokumentima između poduzetnika i računovodstvenog servisa.
  3. Skeniranje dokumentacije – poduzetnik vrlo jednostavno može sve svoje primljene račune skenirati i spremiti u elektroničkom obliku, dok izvorni dokument može pohraniti u arhiv. Na taj se način sva dokumentacija nalazi na jednom mjestu.