Kako naplatiti potraživanja od kupaca? | Minimax – internet računovodstveni i poslovni program

Kako naplatiti potraživanja od kupaca?

Naplata potraživanja, uz borbu s birokracijom, jedan je od najvećih izazova poduzetnika. Cjelokupni proces često zna biti vrlo iscrpljujuć i frustrirajuć, gubi se mnogo energije i vremena. Upravo dobrom organizacijom te modernim programskim rješenjima proces naplate potraživanja može se značajno ubrzati, a dobar poslovni odnos s kupcima zadržati.
U nastavku saznajte koji su najčešći izgovori dužnika, na koje sve načine možete naplatiti svoje potraživanje i kako se unaprijed zaštititi od rizika neplaćanja.

Najčešći izgovori dužnika

U praksi se često susrećete s dvije vrste dužnika: oni koji se žele nagoditi, ali nemaju financijska sredstva i oni koji izbjegavaju plaćanje iako imaju osigurana financijska sredstva. Mnogobrojni su izgovori za neplaćanje, a u nastavku smo izdvojili najčešće.

„Nismo zaprimili račun. Možete li nam ga ponovo poslati?“

Radi se o čestom izgovoru te je jedina mogućnost ponovno slanje računa uz obavijest dužniku o daljnjim koracima ako ne podmiri dugovanje. Jedno od rješenja je i slanje e-računa jer nema mogućnosti gubitka istog i odmah je vidljivo je li kupac prihvatio ili odbio e-račun. Više o prednostima slanja e-računa možete saznati u besplatnom priručniku Sve što trebate znati o eRačunima u javnoj nabavi.

„Račun smo podmirili.“

Ako sumnjate u iskrenost kupca, tada je preporuka zatražiti potvrdu o uplati. Ako kupac ne pošalje potvrdu o uplati, a dugovanje i dalje nije podmireno, potrebno je poduzeti daljnje korake naplate potraživanja.

„Nismo zadovoljni s Vašim proizvodom/uslugom.“

Preporuka je provjeriti rokove za reklamacije i postupati sukladno tome. Ako je rok za reklamaciju istekao, tada biste trebali zatražiti povrat.

„Nismo zaprimili robu.“

U pravilu imate svu potrebnu dokumentaciju vezano uz poslanu robu (otpremnice, dostavnice) te vrlo lako možete dokazati suprotno.

Načini naplate potraživanja

Općenito se postupak naplate potraživanja primarno nastoji riješiti izvansudskim putem kako bi se izbjegli mogući sudski troškovi. No ponekad potraživanje nije moguće naplatiti bez intervencije suda što vrlo često zna biti dugotrajan i iscrpljujuć postupak.

Telefonska naplata potraživanja

Telefonska naplata potraživanja može biti izrazito stresna, posebno ako se s istom susrećete prvi puta. Različiti tipovi osobnosti zahtijevaju i različit pristup te način komunikacije. Za početak važno je saslušati i pokušati razumjeti kupčeve razloge.

Pisana naplata potraživanja

Pisana naplata potraživanja najčešće se koristi u slučajevima kada imate više dužnika te se u tom slučaju obično šalju standardizirane opomene. Preporuka je u tom slučaju imati pouzdan informacijski sustav te točne i ažurne računovodstvene evidencije.

Osobna posjeta

Pored pisane i telefonske naplate potraživanja, dužnika se može i osobno posjetiti i dogovoriti o plaćanju. U pravilu, osobni posjet dužnici shvaćaju ozbiljnije, međutim važno je pripaziti da isto bude korektno i s ciljem dobre suradnje jer neki dužnici vrlo lako mogu to shvatiti kako prijetnju ili iznudu.

Agencije za naplatu potraživanja

Ako ni na koji način ne možete naplatiti svoj dug, tada možete angažirati vanjske agencije za naplatu potraživanja. Prednost pri angažiranju takvih agencija je u tome što već imaju iskustva te poznaju metode koje će im pomoći da lakše naplate potraživanje. U slučaju da se ne želite ili se jednostavno nemate vremena baviti naplatom potraživanja, preporuka je isto odmah na početku prepustiti vanjskim agencijama.

Sudska naplata potraživanja

Ako od kupca ne uspijete naplatiti dugovanje, tada možete posegnuti za najmanje popularnom metodom – sudskom naplatom potraživanja. U tom slučaju morate imati vjerodostojnu dokumentaciju o poslovanju s kupcem kako biste jasno i konkretno argumentirali pokretanje takvog postupka te na kraju krajeva dobili spor.

Kako se unaprijed zaštititi od rizika neplaćanja?

Potencijalni problemi s neplaćanjem mogu se izbjeći provjerom kredibiliteta kupca prije sklapanja ugovora. Provjera financijskog stanja određenog kupca posebno je važna ako se radi o sklapanju nekog većeg posla. Jedan od načina može biti i inzistiranje na predračunu, odnosno avansnom plaćanju kupaca.

Također, osnovne informacije o poslovanju pravnih osoba, blokadama njihovih računa ili problemima s likvidnošću, možete saznati i iz javno dostupnih baza poslovnih podataka, poput Poslovne Hrvatske, FinInfo i slično. Dodatno, financijsku stabilnost možete provjeriti odnosno proanalizirati i s nekim financijskim savjetnikom ili računovođom.

eSafe

Jedan od alata koji Vam mogu pomoći pri provjeri financijskog stanja kupaca te tako osigurati pravovremene informacije jest eSafe paket usluga. Navedeni paket usluga uključuje slanje eRačuna i korištenje servisa moj – BI koji omogućuje automatsko primanje obavijesti o blokadi i pristup mnogim drugim financijskim pokazateljima važnima za poslovanje. Više informacija kao i ponudu možete zatražiti ovdje.