Kako odabrati računovodstveni program? | Minimax – internet računovodstveni i poslovni program

Kako odabrati računovodstveni program?

Za donošenje bilo kakve odluke uvijek je dobro imati na umu više faktora pa tako i kod odabira računovodstvenog programa. Odabir računovodstvenog programa odluka je koja utječe na način poslovanja, suradnju tvrtke i računovodstvenog servisa, ali i pohranu dokumentacije. Stoga je vrlo važno da pored sebe imate pouzdanog partnera i programsko rješenje koje će dugoročno pratiti i podržati Vaše poslovanje.
U nastavku saznajte na što biste trebali obratiti pažnju prije nego li se odlučite za odgovarajući računovodstveni program.

Troškovi

Modeli naplate ugrubo se mogu podijeliti na modele kupnje licence i mjesečnog ili godišnjeg najma licence. U slučaju odabira prvog modela (kupnje licence) vrlo je važno raspitati se o mogućim naknadnim troškovima, poput održavanja programa, ažuriranja i arhiviranja podataka, nadogradnji, korisničke podrške i slično. U slučaju odabira drugog modela, gore navedeni troškovi obično su već uključeni u cijenu licence, no naravno svaki od ponuđača programskog rješenja ima drugačije uvjete i cjenovne modele. Preporuka je da usporedite iste kategorije zbog različitih cjenovnih modela, opcija kao i potencijalna sitna slova.

Cloud ili desktop verzija?

Jedna od prvih odluka koju morate donijeti jest želite li cloud ili desktop verziju programa.
Desktop programi podrazumijevaju instalaciju te ih je moguće koristiti samo na računalu na kojem su instalirani. Podaci u ovom slučaju u pravilu ostaju u tvrtki te se pohranjuju na lokalnom serveru. Obično su takvi programi nešto složeniji i prikladniji za veće tvrtke te su rješenje za korisnike kojima odgovara jednokratni model naplate odnosno kupnja programa. Navedena opcija obično podrazumijeva mjesečno održavanje te preuzimanje i instalacije novih verzija uz dodatnu naplatu istog.

S druge strane, cloud programima pristupa se putem internetskog preglednika i nije potrebna prethodna instalacija. Podaci se pohranjuju u takozvanu bazu u oblaku, a o istome se brine ponuđač programskog rješenja. Prednost takvih programa je u tome što je podacima moguće pristupiti bilo kada i bilo gdje, a jedini uvjet je internetska veza. Cloud programi obično funkcioniraju po principu mjesečnog najma, a sva ažuriranja i nadogradnje vrše se automatski te je isto već uključeno u cijenu. Navedena opcija idealno je rješenje za korisnike koji žele mobilnost, pristupačnost i inovativnost.

Funkcionalnosti i probno razdoblje

Funkcionalnosti određenog programa mogu pojednostaviti ili u nekim slučajevima čak i otežati obradu podataka, a samim time i vođenje cjelokupnog poslovanja. Danas mnogi ponuđači programskih rješenja nude i opciju da korisnik besplatno isproba program prije nego li se odluči za isti što u konačnici može značajno olakšati odluku. Samim time, savjetujemo Vam da iskoristite probno razdoblje i što kvalitetnije i iscrpnije testirate program sukladno Vašim potrebama kako biste dobili širu sliku što sve program podržava i na koji način funkcionira. Također, poželjno je da prilikom potrage imate već unaprijed pripremljen popis osnovnih funkcionalnosti koje su važne za Vaše poslovanje.

Usklađenost sa zakonodavstvom

S obzirom na vrlo česte zakonske i porezne izmjene potrebno je provjeriti brine li se ponuđač programskog rješenja o istome i ažurira li program redovito sukladno zakonskim promjenama i novostima. Mjesečni i/ili godišnji obračuni ne mogu biti točni ako su u programu uneseni neispravni ili neažurni obračunski podaci. Također, potrebno je provjeriti jel se ažuriranje programa sukladno zakonskim promjenama dodatno nadoplaćuje ili je isto uključeno u cijenu licence.

Povezanost s drugim programima

Na tržištu postoji velik broj različitih programskih rješenja, stoga tvrtke nerijetko u poslovanju kombiniraju nekoliko poslovnih programa poput CRM sustava, programa za upravljanje projektima, računovodstvenog programa i slično. Mogućnost povezivanja računovodstvenog programa s nekim drugim može značiti značajnu uštedu vremena i energije koje bi potrošili na ručni unos dokumenata koji su već evidentirani u nekom drugom programu. Preporuka je da provjerite koji podaci su potrebni računovodstvu, naplaćuje li ponuđač programskog rješenja integraciju i prijenos podataka te koja je cijena, odnosno radi li se o jednokratnom ili mjesečnom trošku.

Suradnja (povezivanje) s klijentima

Suradnja s klijentom mora biti jednostavna, posebice u segmentu razmjene dokumentacije.
Ako samostalno izdajete račune, najjednostavnije rješenje je da jedna i druga strana imaju pristup istim podacima. U tom slučaju računovođa može vidjeti i provjeriti dokumente koje je poduzetnik generirao, a poduzetnik ima uvid u podatke koje generira računovođa i to sve u realnom vremenu. Takvim načinom rada klijentima nudite dodatnu vrijednost upravo zbog mogućnosti uvida u računovodstvene podatke i brzine protoka informacija.

Korisnička podrška

Još jedan vrlo važan faktor kod odabira računovodstvenog programa jest korisnička podrška. Mnogi su se vjerojatno našli u situaciji kada su trebali pomoć korisničke podrške, ne nužno za računovodstveni program, već možda prilikom kontaktiranja korisničke podrške pružatelja telekomunikacijskih usluga, reklamiranja određenog proizvoda ili slično. Upravo u situacijama kada zapnete i na određeni ste način nemoćni, tu je korisnička podrška da Vas usmjeri i pomogne. Prije svega, preporuka je da provjerite na koji način se komunicira s korisničkom podrškom, je li ista uključena u cijenu licence ili se dodatno nadoplaćuje, postoje li upute za korištenje, vrše li se edukacije i na koji način.

Zašto biste odabrali Minimax?

Minimax program pripada skupini cloud (online) rješenja što znači da nije potrebna instalacija na računalo, a s radom se može krenuti bilo kada i bilo gdje uz uvjet postojanja internetske veze. Sigurnost podataka na visokoj je razini i programu mogu pristupiti samo korisnici kojima je dozvoljen pristup, a uz navedeno postoje i dodatne razine zaštite poput provjere u dva koraka ili prijava uz pomoć digitalnog certifikata.

Za vrijeme ovih izvanrednih okolnosti mnogi računovodstveni servisi također rade od kuće, a za neke od njih to predstavlja pravi izazov posebice ako koriste računovodstvene programe koji su instalirani lokalno na računalu. Osim za računovođe, to predstavlja izazov i za IT podršku koja mora biti na raspolaganju za nove instalacije, održavanje i ažuriranje programa. Upravo je tu glavna prednost online računovodstvenog programa jer nije vezan za određeno računalo, podacima se može pristupiti bilo kada i bilo gdje, a sva ažuriranja vrše se automatski bez potrebe za intervencijom korisnika ili IT podrške. Uzevši u obzir trenutnu situaciju i način rada, ključna prednost leži u tome što se računovodstveni servis putem programa može povezati sa svojim klijentom i razmjenjivati dokumentaciju bez potrebe za fizičkim kontaktom. Nema kašnjenja s dokumentacijom, prepisivanja i neusklađenosti podataka. Vaš klijent istovremeno može raditi u programu i ne morate brinuti za mijenjanje ili brisanje podataka jer imate mogućnost ograničavanja prava svakom pojedinom korisniku kao i pregled povijesti zapisa.

Automatska knjiženja, slanje bankovnih izvadaka i ulaznih računa direktno u program samo su neke od prednosti koje Minimax nudi s ciljem povećanja efikasnosti i digitalizacije poslovanja. Neovisno o opsegu poslovanja, uvijek postoji mogućnost povećanja ili smanjenja broja licenci ovisno o potrebama klijenata. Bez obzira na to koristite li trenutno neki drugi program ili vodite evidenciju u Excel tablicama, podaci se vrlo lako mogu prilagoditi i standardizirati te uvesti u Minimax.

Na kraju krajeva, ako želite povećati konkurentnost, otvoriti put do novih stranaka, smanjiti ručne unose i pretipkavanje podataka, biti efikasniji i brži te u konačnici posvetiti vrijeme „core businessu“ umjesto rutinskim zadacima, tada je Minimax idealno rješenje uz pomoć kojeg svoje poslovanje možete modernizirati i podići na višu razinu.