Korak prema digitalizaciji poslovanja - Minimax - internet računovodstveni i poslovni program

Korak prema digitalizaciji poslovanja

„Da sam pitao ljude što žele, oni bi rekli brže konje“, rekao je Henry Ford o svojoj inovacijskoj strategiji. Koja je vaša strategija – ubrzavate li svoje konje ili stvarate novu vrijednost?
Sigurni smo kako bi nekolicina zaposlenika koja dugi niz godina radi s papirima odmah mogla navesti niz argumenata zašto je papirnato poslovanje sigurnije, temeljito i jedino ispravno. Možda bi se neki i zgrozili na pojam „Cloud tehnologija“ jer nije moguće sve držati u nekom nepoznatom mjestu u oblacima. Sve više tvrtki uključuje se u trend „poslovanja bez papira“. Svaka promjena donosi otpor, ali na kraju dana ne želimo samo ubrzati konje već napraviti novog konja budućnosti. Kako nam pritom digitalizacija može pomoći, saznajte u nastavku.

Što podrazumijeva digitalizacija poslovanja?

S poslovnog aspekta, digitalizacija najčešće podrazumijeva pretvaranje pisanih ili tiskanih (analognih) dokumenata (podataka) u digitalni oblik prepisivanjem, slikanjem ili skeniranjem. Širi pojam digitalizacije poslovanja odnosi se na korištenje modernih programskih rješenja koji pomažu u izradi, analizi, pretraživanju i čitanju digitalnih podataka. Digitalno poslovanje za tvrtku podrazumijeva „poslovanje bez papira“, što u konačnici znači poslovanje s manje troškova te pridonosi društvenom ugledu tvrtke (ekološki osviještena tvrtka). Poslovanje koje je istinski digitalno, ne znači samo digitalno izdavanje dokumenata, slanje istih e-poštom umjesto konvencionalnog slanja i online prisutnost putem društvenih mreža i vlastite internetske stranice. Istinski digitalno poslovanje je oblik poslovanja u kojemu se u svim segmentima poslovanja implementiraju digitalna rješenja koja pridonose bržem i kvalitetnijem rješavanju svakodnevnih zadataka koristeći manju količinu resursa i bolju komunikaciju između različitih segmenata unutar poduzeća (prodaja, računovodstvo, ljudski resursi, marketing i drugo).

Prema analizi DESI (The Digital Economy and Society Index) za 2019. godinu, koju provodi Europska komisija, Hrvatska se nalazi među manje uspješnim zemljama (21. od 29. država članica EU), što znači da tek moramo uvidjeti prednosti digitalizacije poslovanja te krenuti s implementiranjem digitalnih rješenja.

Kako digitalizacija utječe na poslovanje?

Kako bi shvatili utjecaj digitalizacije na poslovanje te utvrdili da li se isplati uložiti u isto, trebamo razmišljati na isti način kao i kod donošenja svih poslovnih odluka, kroz analizu troškova (ljudstvo, financijski troškovi, vrijeme implementacije i prilagodbe i drugi inputi) te analizu benefita koje dobivamo ako se odlučimo i do određene mjere digitaliziramo svoje poslovanje.

Uz digitalizaciju poslovanja veže se i pojam „cloud“, što znači pohranjivanje podataka na udaljenom serveru, do kojega možemo pristupati s bilo koje lokacije uz uvjet povezivanja s internetskom vezom. Brža i lakša dostupnost podataka zbog centralizacije znači bržu obradu podataka, brže izvlačenje podataka za daljnje analize i na kraju bolji uvid u poslovanje te donošenje kvalitetnijih poslovnih odluka. Bez obzira na to o kakvom obliku poslovanja je riječ, digitalizacija poslovanja i implementacija pametnih programskih rješenja u konačnici će pridonijeti većoj konkurentnosti te boljoj i bržoj prilagodljivosti promjenama na tržištu.

 

 

Programska rješenja koja olakšavaju digitalizaciju

Slično kao sa svim promjenama u poslovanju, digitalizaciju bi trebali početi s detaljnom unutarnjom analizom svih segmenata poslovanja kako bi vidjeli na kojim područjima je nužno uvesti poboljšanja. Digitalizacija poslovanja trebala bi se uvoditi planski i postepeno stoga je najbolje početi tamo gdje imamo najviše poteškoća. Na tržištu trenutno ima mnogo programskih rješenja koja mogu olakšati određene procese u poduzeću.

Primjerice, ERP sustavi omogućavaju vam da upravljate i nadzirete više segmenata poslovanja (računovodstvo, financije, prodaja, nabava, proizvodnja, odnosi s kupcima itd.). uz personalizirani prikaz podataka i izvještaja i sve to putem jednog informacijskog sustava. ERP rješenja orijentirana su na podršku poslovnim procesima te je zadržana modularnost temeljena na poslovnim funkcijama. Samim time potencijalno su rješenje za velike i srednje tvrtke koje imaju složenije poslovanje, puno različitih odjela, velike baze kupaca i veći broj zaposlenika.

Tehnologija brzo napreduje pa se na tržištu kontinuirano pojavljuju i razvijaju nova programska rješenja s različitim funkcionalnostima, ali i prihvatljivim i pristupačnim cijenama što nužno ne znači da morate uložiti brdo novaca kako biste modernizirali poslovanje. Sve više postaju popularnija programska rješenja „u oblaku“ koja korisnicima omogućavaju pristup bilo kada i s bilo koje lokacije. Primjer jednog takvog programskog rješenja je online računovodstveni program Minimax. Minimax zamjenjuje tradicionalni način rada i komunikacije između računovođe i poduzetnika jer se svi podaci nalaze na jednom mjestu, može im se istovremeno pristupati, a dokumentacija se razmjenjuje digitalno putem modula Pretinac za dokumente. Putem programa moguće je slati i zaprimati eRačune, a korisnici na raspolaganju imaju tri informacijska posrednika odnosno servisa: FINA, Moj eRačun i ePoslovanje. Također, Minimax se pokazao i kao idealno rješenje za rad od kuće, što je posebice došlo do izražaja uslijed izvanrednih okolnosti s koronavirusom jer nije isključivo vezan uz samo jedno računalo te ne zahtijeva fizičku razmjenu dokumentacije.

eRačuni kao korak prema digitalizaciji poslovanja

Stupanjem na snagu Zakona o elektroničkom računu u javnoj nabavi uvela se obveza zaprimanja i izdavanja eRačuna u postupcima javne nabave. Iako se primjena navedenog Zakona ponajprije odnosi na obveznike Zakona o javnoj nabavi, neizravno je utjecala i na poslovanje brojnih tvrtki koje su morale prilagoditi odnosno digitalizirati taj segment poslovanja. eRačuni samo su jedan kotačić u mehanizmu digitalizacije, a uštede od njihovog uvođenja potrebno je iskoristiti kao poticaj prema digitalnoj transformaciji cjelokupnog poslovanja. Ako se sustav implementira tako da eRačun prođe kroz cijelu tvrtku i pritom prikupi sve potrebne dokumente uz sebe te na kraju rezultira plaćanjem tada se pretpostavlja da se na sličan način mogu digitalizirati i drugi procesi u poslovanju.

S punom primjenom navedenog rješenja očekuje se još veći rast produktivnosti u vidu brzine obrade i knjiženja ulaznih faktura, a samim time i utjecaj na računovodstvo će biti još i jači. Promjenom regulative očekuje se značajan zamah na ovome području unutar narednih par godina te nas čeka svijet u kojem ćemo sve rjeđe izgovoriti pitanje: „Gdje mi je taj papir?“.