Prednosti e-računa | Minimax – internet računovodstveni i poslovni program

Prednosti e-računa

Iako je slanje e-računa već sada ustaljena obveza i praksa, mnogima još uvijek nije jasno što e-račun je, a što ipak nije.

U listopadu 2018. izglasan je Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, a ovim Zakonom Hrvatska se uskladila s direktivom 2014/55/EU. Od 1. prosinca 2018. godine naručitelji u javnoj nabavi obvezni su primati elektroničke račune, a od 1. srpnja 2019. godine ponuditelji su obvezni izdavati isključivo eRačune.

Zakon se primjenjuje na javne i sektorske naručitelje kao obveznike javne nabave, izdavatelje elektroničkih računa u postupcima javne nabave te informacijske posrednike koji pružaju usluge razmjene elektroničkih računa i pratećih isprava u postupcima javne nabave. Iako se primjena navedenog Zakona ponajprije odnosi na obveznike Zakona o javnoj nabavi, neizravno utječe i na poslovanje svih drugih poslovnih subjekata.

Što je e-račun?

eRačun, odnosno elektronički račun dokument je koji je po svom sadržaju istovjetan papirnom računu te se šalje i zaprima u strukturiranom elektroničkom obliku koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu. eRačun mora sadržavati sve obvezne stavke propisane važećom regulativom te mora biti usklađen s europskom normom i njezinim ispravcima, izmjenama i dopunama.

Skenirani račun u PDF formatu poslan putem e-pošte, npr. nije primjer e-računa jer će uz slanje e-pošte zasigurno biti potreban unos dodatnih podataka koji oduzima puno vremena i u konačnici je podložan pogreškama.

Izdavanjem e-računa preskaču se nepotrebni koraci poput ručnog unosa podataka, provjere točnosti i zamjene softvera. Međutim, kako bi to bilo moguće, račun mora biti u formatu koji sustav kupca može obraditi. Datoteke e-računa dolaze kao strukturirani podaci, najčešće u XML formatu.

Nestrukturirani podaci o računima u formatima kao što su PDF, Excel ili Word, računi od skeniranog računa te dokumenti obrađeni optičkim prepoznavanjem znakova, dakle, nisu e-račun. 

Ako još niste započeli s izdavanjem e-računa, evo 12 razloga zašto biste to trebali učiniti sada:

Uštedite vrijeme

Uz izdavanje e-računa, eliminirani su mnogi nepotrebni koraci. I Vi i Vaš kupac možete uštedjeti vrijeme pomoću online softvera za izdavanje računa. 

Smanjite troškove

Uz izdavanje e-računa nestaju troškovi poštarine i kupovine papira. Nadalje, umjesto korištenja predložaka i slanja PDF-ova putem e-pošte, izdavanjem e-računa štedite radno vrijeme. Tako ste dobili na vremenu koje možete iskoristiti za mnogo bitnije zadatke jer svi znamo – vrijeme je novac!

Smanjite pogreške

Smanjivanjem ručnog unosa i povećanjem automatizacije smanjuju se pogreške nastale u koracima.

Ponudite bolju uslugu korisnicima

Vjerujemo da je Vašem kupcu/korisniku najprikladnije i najjednostavnije primiti e-račun na željenu platformu. Prema Baswareu, primanje e-računa umjesto papirnatih, štedi do 90% troškova obrade. Također, kada je rok isporuke kraći, veća je vjerojatnost da će Vaš kupac iskoristiti popuste za ranije plaćanje.

Platite brže

Slanjem e-računa, isti može odmah biti vidljiv kupcu. Također, plaćanje e-računima, umjesto papirnatim, zahtijeva mnogo manje napora i vremena. Zbog toga će većina kupaca najvjerojatnije brže izvršiti uplatu.

Smanjite potrošnju papira

Zašto trošiti resurse poput papira kada je moguće slati dokumente elektroničkim putem?

Izdavanje e-računa praktički eliminira potrebu za korištenjem papira. Osim toga, ne troši se energija na izradu i transport istog.

Lakše pratite račune

Programi u „oblaku“, poput Minimaxa, omogućuju pregled informacija o statusu isporuke i obrade dokumenata u stvarnom vremenu.

Više informacija pronađite u našem besplatnom priručniku Prednosti računovodstva u „oblaku“.

Viši stupanj kontrole i uvida u proces izdavanja računa

Ako koristite program za online izdavanje računa, svi računi spremaju se na jednu platformu koja je dostupna s bilo kojeg mjesta, na bilo kojem uređaju. Na primjer, Minimax računovodstveni program daje vam uvid u stvarnom vremenu o plaćenim i neplaćenim računima.

Za vas smo pripremili video u kojem smo prikazali na koji način možete izdavati i primati e-račune u programu Minimax.

Rad na daljinu

Izdavanje e-računa može se dovršiti s bilo kojeg mjesta bez potrebe za dodatnim resursima poput pisača, skenera ili poštanskih usluga.

Povećan integritet podataka

Iz perspektive kupca, e-računi smanjuju rizik od izdavanja lažnih računa. Autentičnost e-računa potvrđuje se automatski. Prijenos šifriranih datoteka, digitalni potpisi i zaštićene mreže čine izdavanje e-računa najsigurnijim načinom slanja i primanja računa. Također nema opasnosti da se računi izgube poštom ili pošalju na neželjenu poštu.

Izdavatelj može odabrati hoće li eRačune izdavati:

  1. direktno iz svojeg računovodstvenog programa odnosno ERP programa,
  2. putem informacijskog posrednika,
  3. putem web aplikacije eRačun za državu

Minimax program omogućava jednostavno zaprimanje i slanje e-računa putem 3 posrednika: FINA, ePoslovanje i Moj eRačun.

Želite li saznati više o Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi ili kakva je pak procedura uvođenja eRačuna u poslovanje, bacite pogled na besplatni priručnik „Sve što trebate znati o eRačunima u javnoj nabavi“.

Sada kad smo vam približili prednosti korištenja e-računa, složit ćemo se da je izdavanje istih sadašnjost i budućnost fakturiranja. No, ako se i dalje pitate je li sada pravo vrijeme za početak izdavanja e-računa, reći ćemo vam – NE, jučer je bilo pravo vrijeme!

„Digitalna transformacija imat će utjecaj na tvrtke koje se ne odluče usvojiti nadolazeću tehnologiju. Zapravo, ova poduzeća mogu pretrpjeti posljedice i ostati zaostala. ” navodi Daniel Newman, Forbes.

Mi Vam pak kažemo – ne zaostajte! Isprobajte Minimax besplatno, a za sve nejasnoće kontaktirajte nas!