Što nam donosi uvođenje eRačuna u javnu nabavu?
Donošenjem Direktive o elektroničkom računu u javnoj nabavi (2014/55/EU) koju je izdao Europski parlament i vijeće, stvoreni su pravni preduvjeti za uvođenje elektroničkog računa u državu s ciljem ušteda za svaku pojedinu instituciju i cjelokupno gospodarstvo. Stupanjem na snagu Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, uvodi se obveza zaprimanja eRačuna u postupcima javne nabave od 01.12.2018. godine te obveza izdavanja eRačuna u procesima javne nabave od 01.07.2019. godine. Iako se primjena navedenog Zakona ponajprije odnosi na obveznike Zakona o javnoj nabavi, neizravno utječe i na poslovanje svih drugih poslovnih subjekata.
Što je zapravo eRačun?
eRačun, odnosno elektronički račun je dokument koji je po svom sadržaju istovjetan papirnom računu te se šalje i zaprima u strukturiranom elektroničkom obliku koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu. eRačun mora sadržavati sve obvezne stavke propisane važećom regulativom te mora biti usklađen s europskom normom i njezinim ispravcima, izmjenama i dopunama.
Koje su prednosti uvođenja eRačuna?
eRačuni u javnoj nabavi rezultirat će ubrzanjem poslovnih procesa javne nabave, uštedama u poslovanju javne uprave i tvrtki te povećanom transparentnošću. Uvođenjem eRačuna i izdavatelj i primatelj ostvaruju podjednake prednosti kroz znatne uštede u administraciji, povećavaju produktivnost, smanjuju mogućnost pogrešaka te ubrzavaju poslovne procese.
Izdavatelji eRačuna imat će manje administrativne troškove u vidu pripreme, ispisa, kuvertiranja i poštarine računa, račun će se puno brže isporučiti i arhivirati u elektroničku arhivu.
Primatelji eRačuna moći će brže zaprimiti i obraditi račun i samim time osigurati brže plaćanje. Ušteda će biti vidljiva i za mnoge tvrtke koje su zbog nedostatka odgovarajućeg pravnog okvira istodobno koristile dva sustava fakturiranja (papirnato i elektroničko) što je dovodilo do velikih troškova poput troškova papirnate arhive. Još jedan od faktora uvođenja eRačuna je i pozitivan utjecaj na okoliš.
Tko obavlja elektroničku razmjenu računa između izdavatelja i primatelja?
Elektroničku razmjenu računa između izdavatelja i primatelja obavlja informacijski posrednik u skladu s europskom normom. Informacijski posrednik može obavljati i usluge upravljanja cjelokupnim poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja, slanja i arhiviranja eRačuna. Kao centralni informacijski posrednik za javne naručitelje zakonom je određena Financijska agencija (FINA).
Izuzeti javni naručitelji i sektorski naručitelji mogu izabrati bilo kojeg informacijskog posrednika u Hrvatskoj ili EU. Prema Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, informacijski posrednik ne odgovara za materijalni sadržaj eRačuna i pratećih isprava koje izdaju ili zaprimaju tijela ili poslovni subjekti.
Kako izdavati eRačune?
Ako poslujete s pravnim subjektima koji su obveznici primjene Zakona o javnoj nabavi potreban je odgovarajuću sustav za slanje eRačuna koji mora biti u skladu sa standardima i zakonom. eRačuni se mogu slati direktno iz računovodstvenog programa odnosno ERP sustava. To zahtjeva određenu prilagodbu i integraciju internog računovodstvenog programa sa servisom eRačun za državu. To rješenje je pogodno za izdavatelje računa koji prema naručiteljima šalju veliki broj računa ili su veliki sustavi te za informacijske posrednike. Jedna od opcija je i pojedinačno slanje putem web aplikacije eRačun za državu. Računi se kreiraju i šalju kroz web aplikaciju, registracija se vrši online bez potrebe dolaska u FINU. Ovaj način slanja računa ne zahtijeva integraciju internog računovodstvenog sustava sa servisom eRačun za državu i pogodan je za one koji prema naručiteljima šalju mali broj računa. Osim navedenog slanje eRačuna može ići i putem informacijskog posrednika.
Sankcije za nepoštivanje Zakona
Za sve sudionike razmjene eRačuna u javnoj nabavi (izdavatelje, obveznike javne nabave i informacijske posrednike) određene su prekršajne odredbe ako se neće pridržavati odredbi Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi ili predviđenih rokova za prilagodbu i implementaciju.
Prema Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, odgovorna pravna osoba odnosno naručitelj će se kazniti za prekršaj novčanom kaznom u iznosu od 10.000 do 100.000 kuna ako:
- zaprima i obrađuje eRačune i prateće isprave koji nisu sukladni europskoj normi i njezinim ispravcima, izmjenama i dopunama
- u izvršenju ugovora u javnoj nabavi ne zaprima ili ne obrađuje eRačune i prateće isprave
- izvrši plaćanje eRačuna koji nije sukladan odredbama Zakona
- kao izdavatelj eRačuna ne izdaje eRačune
Za kršenje navedenih stavki kaznit će se i odgovorna osoba državnog tijela koji je javni naručitelj i to novčanom kaznom u iznosu od 5.000 do 20.000 kuna.
U prekršaju može biti i informacijski posrednik koji pruža uslugu zaprimanja ili izdavanja eRačuna koji nije sukladan odredbama Zakona odnosno ako pruža usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa i pratećih isprava koji nisu u skladu s europskom normom. Za isto je predviđena novčana kazna u iznosu od 10.000 do 100.000 kuna.
