Što sve treba sadržavati račun koji izdaje poduzetnik? | Minimax – internet računovodstveni i poslovni program

Što sve treba sadržavati račun koji izdaje poduzetnik?

Svatko tko krene poduzetničkim putem, suočava se s potrebom izdavanja računa i, naravno, želimo da ih je što više. Što sve mora biti na računu ovisi o različitim parametrima, npr. je li poduzetnik obveznik PDV-a ili nije, je li obveznik  fiskalizacije ili nije, je li društvo ili obrt. Svaki račun koji poduzetnik izdaje mora sadržavati propisane podatke, s obzirom na to da se radi o vjerodostojnoj ispravi koja dokazuje nastanak poslovnog događaja. 

Sadržaj računa propisan je od strane nekoliko zakona: Zakona o računovodstvuOpćeg poreznog zakonaZakona o porezu na dodanu vrijednost, Zakona o porezu na dohodak, Zakona o trgovačkim društvima te Zakona o fiskalizaciji u prometu gotovinom

Prema Zakonu o PDV-u svaki račun mora obavezno sadržavati ove elemente: 

  1. broj računa i datum izdavanja,
  2. podatke o prodavatelju (isporučitelju računa) i primatelju računa (ime i prezime,  odnosno naziv, adresu, OIB, ili PDV-ID za transakcije u Europsku uniju ),
  3. količinu i trgovački naziv isporučenih dobara, odnosno vrstu i količinu obavljenih usluga,
  4. datum isporuke dobara ili obavljenih usluga ili datum primitka predujma za račun za predujam,
  5. jediničnu cijenu bez PDV-a,
  6. popust ili rabat ako nisu uključeni u jediničnu cijenu,
  7. stopu PDV-a,
  8. iznos PDV-a razvrstan po stopi PDV-a,
  9. zbrojni iznos naknade i PDV-a.

 
Ako je poduzetnik obveznik fiskalizacije na računu mora navesti i: 

  • vrijeme izdavanja računa (sat i minute),
  • oznaku operatera (osobe koje izdaje račun), 
  • odbrojavanje sukladno pravilu (broj-poslovna jedinica -uređaj) ,
  • oznaku načina naplate računa – novčanice, kartice, transakcijski račun, ostalo.

Za sam postupak fiskalizacije računa poduzetnik mora pribaviti i digitalni certifikat od strane Financijske agencije. Nakon povezivanja sa sustavom Porezne uprave, svaki račun koji poduzetnik ispostavi mora sadržavati oznaku JIR (Jedinstveni identifikator računa) i ZIR (Zaštitni kod izdavatelja obveznika fiskalizacije).
 
Dodatni elementi računa prema Zakonu o trgovačkim društvima uključuju: 

  • tvrtku (ime pod kojim poduzeće djeluje),
  • sjedište,
  • sud na kojemu je upisan u sudski registar i broj pod kojim je to učinjeno,
  • tvrtka i sjedište pravnih osoba kod kojih se vode njegovi računi i brojevi tih računa,
  • iznos temeljnog kapitala društva s naznakom je li u cijelosti uplaćen, a ako nije onda s naznakom koji dio tog  kapitala nije uplaćen, 
  • prezimena i najmanje jedno ime članova uprave društva.

 
U kojoj se valuti iskazuju  iznosi na računima? 

Iznosi na računima trebaju biti u kunama, a uz to mogu biti iskazani u bilo kojoj drugoj valuti pod uvjetom da je iznos PDV-a  koji treba platiti ili koji se usklađuje iskazan u kunama uz primjenu srednjeg tečaja Hrvatske narodne banke na dan nastanka obveze. Kada se radi o isporukama koje su oslobođene PDV-a ili prijenosu porezne obveze, računi se moraju iskazivati u kunama. 
 
Kako izdati račun?

Poduzetnik račun može izdati »ručno« pomoću alata kao što su Word, Excel ili nekih drugih alata te putem programa za izdavanje računa. 

Najčešći problemi prilikom ručnog izdavanja računa

Kod ručnog izdavanja računa (izdavanje kroz alat Word u kojem dokument oblikujemo kao račun) neke podatke uvijek ostavljamo iste, a neki se mijenjaju ovisno o sadržaju računa pri čemu može doći do sljedećih komplikacija:

  • broj računa – može se dogoditi da poduzetnik zaboravi promijeniti broj računa, što može dovesti do neugodnosti jer se račun mora ispraviti i ponovo poslati platitelju ili se izdaje storno,
  • datum – na računu nije ispravljen datum izdavanja računa (ostao je prijašnji datum), 
  • prepisujete ili zaboravite spremiti račun – ako ste u žurbi to se može vrlo jednostavno dogoditi, na primjer, može se dogoditi da račun izdamo, pošaljemo i kasnije ustanovimo da ga nismo spremili ili ispisali,
  • pogrešno uneseni podaci o kupcu i adresi – potrebno je provjeriti sve podatke o kupcu i ispravno ih kopirati dokument, također treba pripaziti kada se radi novi račun da ne ostane neki od podataka prijašnjeg kupca (npr. OIB).

Prednosti izdavanja računa putem programa za izdavanje računa

Prednost izdavanja računa putem nekog programa uvelike olakšava rad poduzetniku, s obzirom na to da je korištenjem takvog programa većina stvari automatizirana. Na primjer, dodjeljivanje brojeva ide automatski i samim time nije moguće dupliciranje brojeva. Također, dodavanje nove stranke olakšano je jer se kod nekih sustava mogu povući podaci iz javne baze podataka.Takvi programi uglavnom pamte neke već unaprijed definirane postavke pa nije potrebno ponovo prepisivanje ili upisivanje podataka. Račun se može pripremiti u obliku e-računa pa ga poduzetnik može izravno  proslijediti kupcu. Korištenjem takvog programa olakšava se i posao za računovodstvo jer se računi ne moraju prepisivati budući da sve ide automatiziranim putem. 
 
Provjera ispravnosti računa

Vrlo je važno da su svi podaci izdanog računa ispravni i u skladu s propisima. Kod formalne ispravnosti računa potrebno je provjeriti sljedeće:

  • podatke o izdavatelju računa – uključuje provjeru naziva i adrese izdavatelja računa, datuma izdavanja i osnovu  izdavanja,
  • sadržaj isprave o isporuci dobara i usluga – mora se provjeriti je li račun u skladu sa Zakonom o PDV-u i Općem poreznom zakonu, je li račun ispostavio obveznik PDV-a ili nije te sadrži li račun OIB izdavatelja i OIB primatelja računa,
  • ime i prezime osobe odgovorne za izdavanje računa – ne mora sadržavati potpis osobe ovlaštene za zastupanje ili osobe na koju je prenesena ovlast.