Ponuda ili predračun? - Minimax - internet računovodstveni i poslovni program

Ponuda ili predračun?

U našem poslovanju, svakodnevno se susrećemo s ponudama, predračunima i računima. Dok za račun svi znamo (ili bi trebali znati) čemu služi, koji su obvezni elementi računa, kako ga izdati i kako ga poslati, za ponudu i predračun ne postoje točne informacije o izgledu i sadržaju dokumenta. Znači li to da ih možemo izdavati prema slobodnoj volji?

Idemo prvo definirati vezu između ponude/predračuna i računa.

Primjer kako u praksi izgleda poslovna komunikacija između prodavatelja i kupca:

1. Kupac pokaže interes za određena dobra / usluge te kontaktira Prodavatelja
2. Prodavatelj izdaje ponudu/predračun za tražena dobra ili usluge
3. Kupac pristaje na uvjete te izvrši plaćanje
4. Nakon uplate, Prodavatelj isporučuje robu ili uslugu te izdaje račun

U principu jednostavno. No, da li je uvijek baš tako ?

Račun je knjigovodstvena isprava prema kojoj porezni obveznik zaračunava isporučena dobra ili obavljenu uslugu. On ima zakonom propisan sadržaj (8 zakona uređuju sadržaj i obvezu izdavanja računa) te se knjiži u knjigovodstvu. Tu je sve jasno. Ali što je s ponudama i predračunima i koja je uopće razlika između ta dva dokumenta? I na kraju, što je račun za predujam ?

Što je ponuda?

Ponuda je dokument koji se obično koristi u poslovanju pri nekom prvom kontaktu između zainteresiranih strana. Ne postoji neka određena forma ili struktura, uglavnom je to dokument u kojem se predstavlja proizvod ili usluga, obično (ali ne nužno) navodi cijena te ostali komercijalni uvjeti. Ponuda može biti list papira a može biti i brošura u boji ili čak i katalog. Ponuda se ne knjiži i nema nikakve posljedice u slučaju da ste Vašem potencijalnom klijentu poslali ponudu i on ju nije prihvatio. Ponuda može i ne mora imati broj, to ovisi o samom izdavatelju i njegovom poslovnom procesu.

Ponuda je dakle isključivo informativnog karaktera (baš kao i letak u poštanskom sandučiću) ali nitko ne sprečava vašeg klijenta da vam plati po izdanoj ponudi, dapače.

A predračun?

Predračun je obično dokument koji se izdaje ako potencijalni klijent želi izvršiti avansnu uplatu. Može biti identičan ponudi ali i ne mora. Za razliku od ponude, predračun ima nekakvu ‘težinu’, stvara neku psihološku obvezu plaćanja pa mnoge organizacije traže predračun jer, kao, samo tako mogu izvršiti avansnu uplatu. Uglavnom državne ustanove inzistiraju na formi predračuna pa je dovoljno promijeniti naziv dokumenta iz ponude u predračun da zadovoljimo proces.

Dakle, predračun je kao ponuda s nalogom za plaćanje jer će sadržavati i podatke za uplatu.

Što ako vam kupac ne plati po predračunu? Ništa, niti ste primili novce, niti ste isporučili proizvod ili uslugu pa tako ne postoji nikakva porezna ili neka druga obveza.

Nakon plaćanja predračuna te nakon isporuke robe ili usluge, kupcu se obavezno šalje račun. Ako će isporuka uslijediti u drugom poreznom razdoblju (recimo drugi mjesec) onda bi trebali obavezno poslati račun za predujam kako bi se uplata knjigovodstveno evidentirala u odgovarajućem poreznom razdoblju.

Pri odabiru ponude ili predračuna trebate imati na umu da je svaka firma drugačija i da imaju različite procese i navike pa se pokušajte prilagoditi kupcu.

Neke firme koriste ovaj psihološki faktor ozbiljnosti predračuna tako da šalju predračune s ispisanim nalozima za plaćanje (HUB3A format) te tako stvaraju dodatni pritisak na kupca da naruči proizvod ili uslugu te izvrši uplatu. Što nije zabranjeno, dozvoljeno je.

Što je račun za predujam (avans)?

Predujam (avans) je uplata koja je izvršena prije isporuke dobara ili usluga. Radi se o unaprijed danim ili primljenim novčanim sredstvima za isporuke dobara ili usluga koje tek trebaju biti izvršene. Postoji zakonska obveza izdavanja računa za primljeni predujam i ta se uplata mora evidentirati u knjizi ulaznih računa tj. knjizi KPI kod obrtnika.

Dakle, račun za predujam je račun za uplatu koja je obavljena prije isporuke dobara / usluga. On sadržava sve elemente kao i „obični“ račun. Račun ste dužni napraviti po primitku predujma (avansa), a ako je isporuka napravljena do obračunskog razdoblja za PDV (kraj mjeseca), možete slobodno izdati samo ukupni, konačni račun, bez računa za predujam.

Račun za predujam je isti kao i bilo koji drugi račun uz razliku što se jedina stavka zove „Predujam“ i upisuje se kao i bilo koja druga stavka, uz poreze i sl.

Nakon što se izvrši isporuka roba ili usluga morate izdati storno računa za predujam te napraviti konačni račun koji sadrži ukupne iznose za stavke u računu, iznos predujma, eventualnu razliku ukupnog iznosa računa umanjenog za predujam koja se plaća nakon isporučene robe te poreze.

Komentar

Moramo i ovo prokomentirati: možda ćete negdje na internetu naći i sljedeću informaciju:

Ako na izdanom predračunu prezentirate osnovicu i iznos PDV-a, dužni ste po izdanom predračunu platiti PDV, neovisno o tome što taj dokument može ostati neplaćen a usluge ili proizvodi neisporučeni.

Autori ove tvrdnje citiraju nekakvo mišljenje Porezne uprave ili nekog drugog koje, uz sav trud, nismo uspjeli pronaći u dostupnoj literaturi. Ta tvrdnja je posve nelogična, jer kaže da morate platiti PDV premda niste dobili novce niti isporučili proizvod ili uslugu niti je vaš kupac priznao pretporez.

Službeni stav nadležnih institucija, s kojim se mi slažemo, je da poslovne isprave kao što su zaključeni ugovori, ponude, predračuni i slične, nisu knjigovodstvene isprave, jer, s računovodstvenog stajališta, ne odražavaju nastale već potencijalne poslovne događaje. Kada se navedeni „poslovi“ realiziraju, sastavljaju se knjigovodstvene isprave koje predstavljaju dokumentaciju za knjiženje.

Ako pronađete službeno mišljenje koje tvrdi suprotno, molimo da nas obavijestite.

Dakle, ponuda ili predračun?

Pokušali smo u ovom blogu objasniti razliku između ponuda i predračuna, za koje smatramo da su kozmetičke. Svejedno, preporučujemo vam sljedeće:

1. Ako se dvoumite oko izrade ponude ili predračuna, onda odaberite ponudu. To je informativni i potpuno neobvezujući dokument, po kojem se svejedno može izvršiti uplata, što je vama najbitnije.

2. Na ponudi obavezno stavite rok do kojeg vrijedi ponuda. Ako kupac ne plati a istekne rok valjanost ponude, nikome ništa a vi nemate nikakvu obvezu.

3. Ako je vaš kupac platio bez da ste mu izdali bilo ponudu ili predračun – super! Samo napravite račun za isporučena dobra / usluge i povežite ga s uplatom.

4. Ako imate više interakcija s kupcem, onda krenite prvo s ponudom, pa kad je ponuda načelno prihvaćena onda pošaljite predračun jer je to ujedno i poziv na plaćanje.

5. Izgled ponude i predračuna neka slijedi izgled računa, radi dosljedne prezentacije vaše organizacije prema vašim kupcima.

6. Dobro je imati numeraciju svih izlaznih dokumenata pa dodijelite brojeve vašim ponudama i / ili predračunima

7. Pripazite pri odabiru poslovnih dokumenata te budite svjesni svih posljedica koje sa sobom donose

Povezani članci