Ključnu ulogu u modernom poslovanju u današnje vrijeme ima odabir odgovarajućeg računovodstvenog programa. Zašto?
Osim što štedi vrijeme i novac, omogućava Vam i da smanjite količinu papirologije, bolje se povežete s računovodstvom i oslobodite vrijeme za ono što Vam je doista važno – Vaše poslovanje.
Neovisno o tome razmišljate li o odabiru novog, boljeg računovodstvenog programa kojim bi unaprijedili postojeće poslovanje ili tek započinjete taj put, smjernice u nastavku Vam mogu biti od velike pomoći.
Što dobar program uopće treba imati kako bi osigurao stabilnost i ažurnost poslovanja i suvišne radnje sveo na minimum? Važno je spomenuti da ako prelazite na novi računovodstveni program, u ovoj fazi trebate prvo analizirati sve nedostatke postojećeg programa – što program ne sadrži, a nužno Vam je za poslovanje te koje su njegove prednosti, a time i nešto što novi program mora imati. Na navedeni način ćete jednostavno doći do idealnog programa za Vas i za potrebe Vašeg poslovanja.
1. Automatizacija procesa
Birajte računovodstveni program koji automatski odrađuje najčešće radnje – knjiženja, generiranje izvještaja, izradu i knjiženje računa te praćenje platnih transakcija. Ako program sadrži ove automatizirane procese, uštedjet će Vam vrijeme i smanjiti rizik od mogućih pogrešaka. Automatizacija i brza dostupnost podataka omogućavaju Vama i Vašem timu da obavite više posla u što kraćem periodu. Ovo je posebno važno za male poduzetnike i tvrtke koje nemaju luksuz velikog računovodstvenog tima.
Neovisno o tome susrećete li se prvi put s računovodstvenim programom ili prelazite na novi, jedna od važnijih karakteristika je izgled samog sučelja. Ako je program moderan i pregledan, intuitivno posložen, obavljat ćete radnje brže i efikasnije bez obzira na nivo informatičke pismenosti.
Bit programa je da Vam osigura jednostavne, automatizirane radnje bez potrebe da ga dodatno podešavate. Važno je napomenuti da taj benefit nemaju svi programi te je izuzetno važno provjeriti jesu li u programu koji testirate radnje koje svakodnevno ili češće obavljate automatizirane.
Zašto je to važno i kako program s automatiziranim procesima može spriječiti moguće probleme?
Najbolje ćemo prikazati preko primjera. Dobar računovodstveni program treba biti uvijek ažuran sa zakonskim odredbama. Online programska rješenja su idealna ako tvrtka koja razvija program automatski ažurira sve izmjene – nove funkcionalnosti i zakonske izmjene te ćete Vi kao korisnik uvijek imati najnoviju verziju programa. U tom slučaju, program koji je usklađen sa zakonskim odredbama, spriječit će Vas da napravite grešku. Ako popunite pogrešno polje, program će to registrirati kao grešku i signalizirati Vam. Automatizirani proces neće Vam dozvoliti da idete dalje.
2. Pristup podacima bilo kad i bilo gdje
Ova prednost pripada definitivno online programima. Obratite pažnju kada se odlučujete za online računovodstveni program da li to automatski znači da nema instalacije programa na određeno računalo. Online računovodstveni program bi Vam trebao omogućiti da se za manje od minute prijavite putem internet pretraživača (Google Chrome, Firefox, Safari…) jednostavnim unosom svog korisničkog imena i šifre. Bitno je da programu možete pristupiti s bilo kojeg uređaja (laptop, mobilni telefon, tablet).
Birajte računovodstveni program koji će omogućiti da Vam podaci, dokumenti i cijelo poslovanje budu dostupni bilo kada i bilo gdje uz jedan jedini uvjet – internet vezu.
3. Fiskalizacija, izdavanje i slanje računa
Sukladno zakonodavstvu, izdavanje i zaprimanje e-računa, obvezno je za sve obveznike javne nabave što pridonosi značajnim uštedama u poslovanju javne uprave i tvrtki stoga je važno da imate više mogućnosti za slanje računa. Obratite pažnju na sljedeće: Odlučite se za računovodstveni program preko kojeg možete izdavati i fiskalizirati sve vrste računa.
Minimax program nudi mogućnost slanja računa preko posrednika klijentu putem maila. Također, provjerite da li Vam, kao korisniku, računovodstveni program dozvoljava da sami uredite izgled računa koji izdajete, što je iznimno važno za Vaše poslovanje, neovisno o tome jeste li poduzetnik ili računovođa.
4. Dobra korisnička podrška
Korisnička podrška izuzetno je važna, posebice u prvim mjesecima korištenja računovodstvenog programa, neovisno o tome jeste li početnik ili prelazite sa starog na novi računovodstveni program. Određeni programi mogu djelovati kao da nemaju mane, ali samo do trenutka kada dođe do problema. U situaciji kada ne znamo kako riješiti određeni problem, ne znamo na kojem koraku smo pogriješili, tada dolazi do izražaja kvaliteta programa odnosno podrške koja ide uz njega. Kvalitetna pomoć može biti pisana – putem obrasca za kontakt podrške, telefonska ili kroz unaprijed napisane tekstualne i video upute. Računovodstveni program je Vaš alat koji dnevno koristite i osam sati, pa svakako procijenite hoće li Vam dobra podrška biti važna stavka prilikom odlučivanja.
5. Klijent i računovođa u istom programu
U današnje vrijeme kada se svi trudimo kvalitetnije koristiti vrijeme i resurse, prilikom odabira računovodstvenog programa svakako vodite računa o tome da li Vam program omogućava komunikaciju i razmjenu dokumenata. Ako ste računovođa, sigurno Vam je važno na koji način primate podatke i dokumentaciju od klijenta ili mu iste dostavljate. Ako ste poduzetnik, ove stvari su Vam također važne. Cijeli proces teče lakše ako i klijent i računovođa rade u istom računovodstvenom programu. U tom slučaju nije bitno ni da su poslovanja blizu, čak ni u istom gradu jer su svi dokumenti uvijek dostupni i poduzetniku i računovođi.
Jedan od primjera je poduzetnik koji zaprima račune u svoj Pretinac za dokumente, a ti dokumenti su istovremeno vidljivi i kod računovođe. U slučaju da se dokumenti ne zaprimaju direktno, poduzetnik ih može uslikati i prenijeti te tako omogućiti brzu dostavu računovođi, bez suvišne papirologije.
Funkcionalnosti određenog programa mogu pojednostaviti ili u nekim slučajevima čak i otežati obradu podataka, a samim time i vođenje cjelokupnog poslovanja. Danas mnogi ponuđači programskih rješenja nude i opciju da korisnik besplatno isproba program prije nego li se odluči za isti što u konačnici može značajno olakšati odluku. Samim time, savjetujemo Vam da iskoristite probno razdoblje i što kvalitetnije i iscrpnije testirate program sukladno Vašim potrebama kako biste dobili širu sliku što sve program podržava i na koji način funkcionira. Također, poželjno je da prilikom potrage imate već unaprijed pripremljen popis osnovnih funkcionalnosti koje su važne za Vaše poslovanje.
Probajte Minimax besplatno 30 dana i uz brzu registraciju i pregled funkcionalnosti programa uvjerite se da je to upravo ono što trebate za vođenje poslovanja i knjigovodstva bilo kad i bilo gdje.