Što sve mora sadržavati putni nalog i najčešći propusti - Minimax - internet računovodstveni i poslovni program

Što sve mora sadržavati putni nalog i najčešći propusti

Poduzetnici se svakodnevno susreću s mnogo dokumentacije i papirologije, a upravo je putni nalog jedan od najčešće korištenih dokumenata u poslovanju. Putni nalog služi kao dokaz poslodavcu da je radnika uputio na službeni put te predstavlja osnovni dokument za obračun i knjiženje troškova nastalih na službenom putu.

U nastavku saznajte što se smatra službenim putovanjem, koje sve elemente mora sadržavati putni nalog i koja se dokumentacija uz njega prilaže te koji se propusti najčešće pojavljuju u praksi. 

Što se smatra službenim putovanjem?

Iako je službeno putovanje dobro poznat pojam svim zaposlenim osobama, potrebno je podsjetiti na definiciju službenog putovanja s aspekta poreznih propisa.

Člankom 7. stavak 8. Pravilnika o porezu na dohodak (NN 10/17 – 1/20, nadalje: Pravilnik) propisano je da se službenim putovanjem u tuzemstvu smatra putovanje koje traje do 30 dana neprekidno, radi obavljanja u nalogu za službeno putovanje određenih poslova radnikova radnog mjesta, a u svezi s djelatnosti poslodavca. 

Službenim putovanjem u inozemstvo smatra se službeno putovanje koje traje do 30 dana neprekidno iz Republike Hrvatske u stranu državu i obratno te putovanje iz jedne strane države u drugu i iz jednog mjesta u drugo mjesto na teritoriju strane države prema članku 7. stavak 14. Pravilnika.

Što je putni nalog? 

O službenom putovanju svjedoči putni nalog. To je dokument u kojem su navedeni podaci o službenom putovanju te u kojem su priloženi računi, odnosno druge možebitne isprave, a čime se u konačnici dokazuje nastanak službenog putovanja i predstavlja podlogu za razne isplate (dnevnice i slično).

 

 

Što sve mora sadržavati putni nalog? 

Člankom 8. stavkom 2. Pravilnika propisano je da putni nalog mora imati osobito sljedeće elemente:

  • nadnevak izdavanja
  • ime i prezime osobe koja se upućuje na službeno putovanje
  • mjesto u koje osoba putuje
  • svrhu putovanja
  • vrijeme trajanja putovanja
  • vrijeme kretanja na put
  • podatke o prijevoznom sredstvu kojim se putuje (ako se putuje automobilom, potrebno je navesti marku i registarsku oznaku automobila, početno i završno stanje brojila – kilometar/sat)
  • vrijeme povratka s puta
  • potpis ovlaštene osobe
  • obračun troškova
  • likvidaciju obračuna te
  • izvješće s puta.

Uz putni nalog obvezno se prilažu isprave kojima se dokazuju nastali izdaci, i to osobito: računi za cestarine, računi za parking, putne karte ili, u iznimnim i opravdanim slučajevima, preslike putnih karata, računi za smještaj i drugo, bez obzira na način podmirenja izdataka. Napominje se da je porezni propis odredio samo obvezne elemente putnog naloga, ali ne i njegov konačni izgled. Stoga svaka organizacija može, ovisno o svojoj složenosti i/ili specifičnosti, napraviti predložak vlastitog putnog naloga koji odgovara potrebama organizacije.

Vezano uz izvješće sa službenog putovanja, koje je netom prije navedeno kao obvezni element putnog naloga, potrebno je imati na umu da isto mora biti razumljivo i sažeto napisano te sadržavati kratak opis službenog putovanja iz kojeg se vidi svrha i rezultat odlaska na službeno putovanje. Nadalje, vezano uz rok za predaju dokumentacije o obavljenom službenom putovanju, on nije utvrđen propisima. Stoga smatramo da je rok za predaju putnog naloga poslodavcu moguće prilagoditi interno.

Najčešći propusti i nevjerodostojnost putnih naloga 

Iako se najčešći propusti odnose na nepotpun sadržaj putnih naloga, pogreške u obračunima i računovodstvenom tretmanu isplata, valja napomenuti da je za priznavanje troškova putovanja potrebno imati i račune jer njihov izostanak može dovesti do osporavanja troškova službenog putovanja. 

Primjerice:

  • prema presudi Visokog upravnog suda, broj Us 854/2011-6 u slučaju inspekcijskoga nadzora, u kojem je utvrđeno da nema nikakvih dokaza da je putovanje stvarno i obavljeno, putni nalozi ocijenit će se nevjerodostojnima, a isplate po putnom nalogu smatrat će se oporezivim primitkom
  • prema presudi Visokog upravnog suda, broj Us-5210/2009-7 putni nalozi koji ne sadržavaju račune na temelju kojih bi troškovi dnevnica i troškova privatnog automobila bili opravdani, predstavljaju dohodak od nesamostalnog rada (plaću).

Stoga se skreće pozornost da je, uz sve obvezne elemente putnog naloga, potrebno imati i vjerodostojne isprave kojima se opravdavaju troškovi službenog putovanja.

Pripremila: Dijana Ivanković, direktorica knjigovodstvenog  servisa Medium duo d.o.o.