Odredbom Zakona o radu svim poslodavcima propisana je obveza vođenja evidencije o radnicima i njihovom radnom vremenu. Poslodavac je dužan inspektoru rada na njegov zahtjev dostaviti te podatke. Navedene evidencije trebaju biti vođene ažurno, uredno i razumljivo, a pritom poslodavci samostalno odlučuju o načinu njihovog popunjavanja (pisani ili digitalni oblik). U nastavku ćemo se više fokusirati na evidenciju o radnicima, što sve ista mora sadržavati, kada se počinje voditi i na kakav način.
Koje sve evidencije o radnicima poslodavac treba voditi?
Zakon o radu (NN 93/14, 127/17, 98/19, dalje u tekstu: Zakon) i Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencija o radnicima (NN 73/17, dalje u tekstu: Pravilnik) propisuju koje sve evidencije poslodavci moraju voditi o radnicima, a možemo ih svesti na dvije osnovne evidencije i to:
- evidencija o radnicima koja je poznatija kao Matična knjiga radnika i
- evidencija radnog vremena.
Također, odmah na početku potrebno je spomenuti kako Pravilnik razlikuje:
- evidenciju o radnicima (evidenciju o osobama koje su s poslodavcem u radnom odnosu i
- evidenciju o osobama koje s poslodavcem nisu u radnom odnosu, ali poslodavac njihov rad koristi (npr. učenici, studenti).
Poslodavac je dužan inspektoru rada na njegov zahtjev dostaviti podatke o radnicima, odnosno sve evidencije koje vodi o njima. Ministar nadležan za rad pravilnikom propisuje sadržaj i način vođenja evidencije o radnicima i radnom vremenu. Propisana je obveza poslodavca da za svoje radnike, ali i druge osobe čiji rad koristi, a koji s njime nisu u radnom odnosu, vodi evidenciju čiji je sadržaj i način vođenja propisan upravo ranije spomenutim Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima.
Što sadrži evidencija o radnicima?
Evidencija o radnicima koji su u radnom odnosu s poslodavcem sadrži najmanje sljedeće podatke:
- ime i prezime,
- osobni identifikacijski broj,
- spol,
- dan, mjesec i godinu rođenja,
- državljanstvo,
- prebivalište, odnosno boravište,
- dozvolu za boravak i rad ili potvrdu o prijavi rada, ako ih je strani radnik obvezan imati,
- stručno obrazovanje te posebne ispite i tečajeve koji su uvjet za obavljanje posla (uključujući licence, certifikate i slično),
- datum početka rada,
- naznaku radi li se o ugovoru na puno ili nepuno radno vrijeme, postoji li sklopljen ugovor o radu s drugim poslodavcem u najdužem trajanju do osam sati tjedno, odnosno do sto osamdeset sati godišnje, te broj radnih sati koje će radnik raditi temeljem takvog ugovora, kao i suglasnost poslodavca kod kojeg radnik radi u punom radnom vremenu ili poslodavaca kod kojih radnik u nepunom radnom vremenu radi četrdeset sati tjedno,
- trajanje rada u inozemstvu, država i mjesto rada, u slučaju upućivanja radnika u inozemstvo,
trajanje privremenog ustupanja radnika u povezano društvo, sjedište i mjesto rada ustupljenog radnika te država poslovnog nastana povezanog društva, u slučaju ustupanja u inozemstvo, - naznaku radi li se o poslovima na kojima se staž osiguranja računa s povećanim trajanjem i kako,
- mjesto rada, a ako ne postoji stalno ili glavno mjesto rada, napomenu da se rad obavlja na različitim mjestima,
- ugovoreno tjedno radno vrijeme, određeno puno radno vrijeme, odnosno propisano skraćeno radno vrijeme u satima,
- vrijeme mirovanja radnog odnosa, neplaćenog dopusta, rodiljnih i roditeljskih dopusta ili korištenja drugih prava u skladu s posebnim propisom,
- datum prestanka radnog odnosa,
- razlog prestanka radnog odnosa.
Naravno, osim prethodno navedenih podataka, poslodavac je dužan voditi i druge podatke o kojima ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa ili u vezi s radnim odnosom (mirovinski staž do početka rada kod poslodavca, obavijest ili potvrda o trudnoći, majčinstvo, dojenje djeteta, status samohranog roditelja, status posvojitelja, profesionalna bolest, ozljeda na radu i slično).
Za koje je radnike, odnosno osobe poslodavac dužan voditi posebne evidencije?
Nadalje, ukoliko koristi njihov rad, poslodavac je dužan voditi i posebne evidencije o:
- radnicima koje mu je privremeno ustupilo s njim povezano društvo,
- osobama koje se kod poslodavca nalaze na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa,
- redovitim studentima koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih studentskih centara,
- redovitim učenicima koji kod njega rade posredstvom ovlaštenih srednjoškolskih ustanova,
- redovnim učenicima ustanova za strukovno obrazovanje koji kod poslodavca pohađaju praktičnu nastavu i vježbe,
- osobama koje kod njega obavljaju rad za opće dobro u skladu s općim propisom.
Evidencija o gore navedenim osobama sadrži najmanje sljedeće podatke:
- ime i prezime,
- osobni identifikacijski broj,
- spol,
- dan, mjesec i godinu rođenja,
- prebivalište, odnosno boravište,
- naziv ugovora ili akta temeljem kojeg osoba radi kod poslodavca, te dokaz o udovoljavanju propisanim uvjetima za obavljanje tih poslova,
- mjesto rada,
- datum početka rada,
- datum prestanka rada.
Kada poslodavac počinje voditi evidenciju o radnicima?
Poslodavac evidenciju o vlastitim radnicima koji su u radnom odnosu počinje voditi datumom zasnivanja radnog odnosa i ažurno je vodi do prestanka radnog odnosa, a istu čuva kao dokumentaciju trajne vrijednosti.
S druge strane, evidenciju o osobama koje nisu u radnom odnosu, ali koristi njihov rad (studenti, učenici, ustupljeni radnici) počinje voditi datumom početka rada tih osoba kod poslodavca i ažurno je vodi do prestanka rada tih osoba kod poslodavca te istu čuva najmanje šest godina od dana prestanka njihovog rada.
Kako se može voditi evidencija o radnicima?
Evidencija o radnicima može se voditi u pisanom ili u elektroničkom obliku. Svaku promjenu podataka (koju poslodavac unosi temeljem izjave, obavijesti, osobnih dokumenata, isprava i slično), radnici, odnosno osobe koje nisu u radnom odnosu ali poslodavac koristi njihov rad, dužni su prijaviti poslodavcu odmah, a najkasnije u roku od osam dana od dana nastanka promjene.
Mnoge tvrtke danas teže jednostavnosti, brzini i boljoj ažurnosti podataka stoga evidenciju o radnicima vode u elektroničkom obliku. U Minimax računovodstvenom programu moguće je voditi evidenciju o radnicima kao i ispisati obrazac u propisanoj formi. Online način rada omogućava poslodavcu pristup evidenciji u realnom vremenu bilo kada i bilo gdje. Sve prednosti računovodstva "u oblaku" saznajte OVDJE.
Također, važno je naglasiti da, ukoliko je posebnim propisom utvrđena obveza vođenja i drugih podataka, pored ranije navedenih, poslodavac je dužan u evidenciji voditi i takve podatke u skladu s posebnim propisima. Npr. propisi koji uređuju rad državnih službenika i namještenika i slično.
Evidencija o radnicima i GDPR
Prikupljanje i obrada evidencija o radnicima jedan su od ključnih segmenata kada je riječ o poslovnim procesima svake kompanije. Što je organizacija veća, to je i vođenje ovih procesa kompleksnije i zahtjevnije. S aspekta zaštite osobnih podataka, ovaj dio poslovanja pravi je primjer prikupljanja velike količine osobnih podataka kroz dulje razdoblje, a neki od tih podataka su i posebno osjetljivi podaci. Stupanjem na snagu Opće uredbe o zaštiti podataka (poznatija kao GDPR), kompanije moraju još više paziti na obradu osobnih podataka.
GDPR propisuje više pravnih osnova, odnosno slučajeva kada se obrada podataka smatra zakonitom. U kontekstu obrade podataka povezanih s evidencijama o radnicima posebno je važna privola radnika.
Voditelji obrade imaju zakonsku obvezu voditi evidenciju o radnicima. Naime, u Zakonu o radu i Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima propisana je obveza poslodavaca za vođenje evidencije. Osim toga, taksativno su navedene i kategorije osobnih podataka koje poslodavac mora prikupljati od svojih zaposlenika. Upravo zato, poslodavci moraju paziti da ne prikupljaju više informacija no što je to zakonski definirano. Naime, GDPR posebnu pozornost posvećuje tome da se izbjegne prekomjerno prikupljanje podataka.
U području vođenja evidencije o radnicima to konkretno znači da bi poslodavci trebali prikupljati samo one podatke koji su navedeni u Zakonu o radu i Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima. Za prikupljanje ostalih podataka svakako bi trebalo napraviti procjenu jesu li poslodavcu zaista ti podaci potrebni ili ne.
GDPR nalaže da privola treba biti dobrovoljno, informirano i nedvosmisleno izražavanje želja ispitanika kojim on izjavom ili jasnom potvrdnom radnjom daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se na njega odnose. Dakle, u tom kontekstu, poslodavci bi svakako trebali u privoli djelatnicima objasniti zašto traže takvu vrstu podatka od njih te im, u slučaju da radnici ne pristanu, ponuditi alternativu (primjerice, evidenciju radnog vremena karticom). U svakom slučaju, privola mora biti slobodno izražena i ne smije biti uvjetovana (primjerice, otkazom radnicima koji odbiju dati privolu).
Pripremio: Ivan Vidas, struč. spec. oec.
