Kako provesti kvalitetnu inventuru?

Pred kraj svake poslovne godine u fokus interesa dolazi provođenje godišnjeg popisa imovine i obveza, odnosno inventure. Provođenje inventure nije nimalo lagan zadatak, te iziskuje dosta vremena, stoga je važno pravovremeno sve pripremiti kako bi se taj proces što učinkovitije i kvalitetnije proveo.

Inventura – zakonska obaveza koja ima iznimke

Za poduzetnike provođenje inventure je i zakonska obveza, a što proizlazi iz poreznih izvora, odnosno Zakona o računovodstvu i Općeg poreznog zakona. Naime, poduzetnik mora na početku poslovanja popisati imovinu i obveze te navesti njihove pojedinačne vrijednosti u količinama i novčanom iznosu.

Poduzetnik je dužan tijekom poslovne godine, a najkasnije s krajem poslovne godine (najkasnije do 31.12.) popisati imovinu i obveze te s popisanim stvarnim stanjem uskladiti knjigovodstveno stanje. No, popis imovine nije nužan kod promjene cijena dobara ako se knjigovodstvenim evidencijama mogu osigurati podaci o vrijednosti robe na zalihi.

Također, poduzetnik mora popisati imovinu i obveze u slučajevima statusnih promjena, otvaranja stečajnog postupka ili pokretanja postupka likvidacije.

Provedba inventure je vrlo značajna za sve poslovne subjekte jer prikazuje točnu i realnu financijsku sliku poduzeća, a ujedno otkriva i eventualne propuste ili pogreške tijekom poslovanja.

Euro ili kuna?

S obzirom da je u 2022. godini zakonsko sredstvo plaćanja hrvatska kuna, tada se i sva inventurna dokumentacija priprema i evidentira u poslovnim knjigama u 2022. godini u kunama.

Faze provođenja kvalitetne inventure

Za uspješno provođenje inventure dobra organizacija je ključna, te se preporuča da je se odradi kroz nekoliko faza:

1. Pripremne radnje – sastoje se od imenovanja popisne komisije, pripreme popisnih mjesta i popisnog materijala, definiranja i sastavljanja plana te uputa za provedbu popisa.
2. Provođenje popisa – fizička provjera imovine i obveza, ispunjavanje popisnih lista sa stvarnim stanjem.
3. Usporedba knjigovodstvenog i stvarnog stanja – utvrđivanje inventurnih razlika, odnosno inventurnih viškova i manjkova.
4. Sastavljanje izvještaja o obavljenom popisu – donošenje zaključaka o rezultatima popisa, prijedlog postupanja s određenim oblicima imovine i obveza.
5. Donošenje odluke o postupanju s utvrđenim rezultatima popisa – finalnu odluku o postupanju s utvrđenim rezultatima popisa donosi vlasnik ili uprava društva, te ona predstavlja osnovu za računovodstvenu provedbu.
6. Računovodstvena evidencija – nakon izvršene inventure, neophodno je provesti i potrebna knjiženja.

 

Treba naglasiti da manji poduzetnici mogu skratiti faze provođenja inventure, te odmah poduzeti samo radnje kako bi se proveo izravni popis i utvrdile eventualne inventurne razlike.

Kao i u svakom poslu, dobra priprema je pola posla, tako je u i slučaju inventure. Pripremne radnje pri njenom provođenju uključuju:

• osiguranje dostupnosti imovine,
• omogućavanje dostupnosti dokumentacije o imovini i obvezama koje su predmet inventure,
• provjera postojanja inventarnih brojeva na imovini,

• provjera je li za svako pojedino potraživanje i obvezu, za koju postoji pravna osnova, ispostavljen dokument i jesu li svi poslovni događaji iz dokumenata proknjiženi,

• usklađivanje podataka evidentiranih u pomoćnim knjigama i evidencijama sa stanjem u Glavnoj knjizi.

Za provođenje inventure preporučljivo je donijeti opći akt (npr. pravilnik), temeljem kojeg će se pobliže definirati sam postupak provedbe, a koji među ostalim može uključivati osnivanje popisne komisije, članove komisije, rokove početka i završetka popisa, rokove za podnošenje izvještaja o izvršenom popisu…

Ljudski faktor i prostorni uvjeti

Često se pri provedbi inventure zaboravlja na faktore koji mogu utjecati na njezinu kvalitetnu provedbu, odnosno ljudski faktor i prostorne uvjete. S aspekta ljudskog faktora, potrebno je da inventuru obavljaju osobe koje imaju dovoljno stručnog znanja, da su odmorni i imaju visoki stupanj koncentracije, te da čitav proces ne obavljaju pukim automatizmom, s obzirom da se tada mogu dogoditi i određeni propusti, što može utjecati na daljnji tijek inventure.

Također, poželjno je češće vršiti promjene osoba zaduženih za provedbu inventure (radi odmora), te intenzivnije obavljati nadzor tijekom same provedbe. S druge strane, u prostorijama gdje se obavlja popis, neophodno je osigurati i odgovarajuće uvjete i to u pogledu temperature, svjetlosti, buke i čistoće. Na taj način postići će se veća točnost i ažurnost u provedbi inventure.

Uloga i značaj popisne komisije

Prije samog početka provedbe inventure potrebno je imenovati popisnu komisiju, koja će biti zadužena za njezinu provedbu. Popisne komisije se osnivaju prema veličini i specifičnostima poduzetnika. Naime, vrsta, količina i vrijednost imovine i obveza može u cilju kvalitetnijeg i učinkovitijeg obavljanja popisa uvjetovati potrebu osnivanja više od jedne popisne komisije, a koja će u tom slučaju odgovarati središnjoj popisnoj komisiji.

S druge strane, kod malih poslovnih subjekata to u praksi nije baš izvedivo, s obzirom da popis najčešće obavljaju jedini zaposlenici društva (koji su ujedno i članovi društva), na primjer jedan ili dva zaposlenika, a koji su i odgovorni za cjelokupni popis imovine i obveza. No, kod takvog popisa, vlasniku je u cilju da je knjigovodstveno stanje usklađeno sa stvarnim stanjem, kako bi očuvao svoj kapital, ali i izbjegao moguće kazne prilikom nadzora nadležnih tijela.

Tko ne bi trebao biti član popisne komisije?

Popisna komisija treba imati najmanje jednog predsjednika i dva člana, a koji mogu biti radnici tvrtke ili pak osobe koje nisu zaposlenici tvrtke, npr. vanjski suradnici. Važno je naglasiti da predsjednik i članovi komisije ne bi trebale biti osobe koji rukovode materijalnim i novčanim vrijednostima, koje su predmet popisa, te osobe koje obavljaju kontrolu i nadzor.

Također,  u komisiji ne bi trebali biti niti osobe neposredno zadužene za knjigovodstvenu evidenciju predmeta popisa, te rukovoditelj knjigovodstva. Naime, na taj način se osigurava nepristranost popisa, a ujedno se omogućava i otkrivanje mogućih prijevarnih postupanja tijekom poslovanja. (npr. skrivanja manjkova). Preporučljivo je da te osobe budu prisutne tijekom provedbe samog popisa, npr. u slučaju ako je potrebna pomoć ili razjašnjavanje određenih nejasnoća.

No, naravno pri izboru predsjednika i članova komisije treba uzeti u obzir i njihovo stručno znanje i sposobnosti, kako bi se zajamčila kvalitativna i kvantitativna vjerodostojnost informacija o stvarnom stanju imovine i obveza.

Temeljni zadaci popisne komisije

Kao neke od temeljnih zadataka popisne komisije možemo izdvojiti:

• evidentiranje imovine i obveza koje su predmet popisa i utvrđivanje stvarnog stanja – količina, vrsta i vrijednost imovine;
• u posebne popisne liste izdvaja se materijalnu imovinu za koju se popisom utvrdi da je oštećena ili neupotrebljiva, te se tu imovinu s kratkim opisom zapažanja predlaže za rashodovanje, odnosno otpis;
• popisivanje dugotrajne nematerijalne imovine, za koju se popisom utvrdi neopravdanost zadržavanja u poslovnim knjigama, od koje se u budućem vremenskom razdoblju ne očekuje ekonomska korist, te je se predlaže za rashodovanje, odnosno otpis;
• upisivanje materijalne imovine koja se vodi u posebnim skladišnim evidencijama;
• popisivanje dugotrajne materijalne imovine u pripremi (investicije u tijeku);
• provjera i procjena stupnja dovršenosti, te predviđanje roka završetka ili predlaganje drugačijeg načina rješavanja;
• provjera usklađenosti analitičkih i sintetičkih podataka;
• utvrđivanje razlike između stvarnog stanja evidentiranog popisom i knjigovodstvenog stanja imovine, odnosno stanja po posebnim evidencijama, te razloga nastalih razlika.

Svrha, zadaci, podaci i načela inventure

Sve osobe odgovorne za provedbu inventure trebaju biti upoznate sa svrhom inventure, njihovim zadacima, odgovornostima i drugim pitanjima značajnim za početak inventure.

Popisne liste trebale bi sadržavati podatke o:

• mjestu i predmetu popisa,
• datumu početka i završetka popisa,
• imenima članova popisne komisije,
• nazivu, vrsti i inventarnom ili drugom broju imovine, jedinici mjere,
• stvarnom i knjigovodstvenom stanju, te razlici među njima u količini i vrijednosti,
• kao i potpise članova popisne komisije, kratak komentar ili primjedbe komisije, te po potrebi i druge podatke.

Kod popisivanja imovine i obveza neophodno je utvrditi redoslijed obavljanja popisa materijalne i nematerijalne imovine, potraživanja i obveza. Nematerijalnu imovinu, potraživanja i obveze nije moguće popisati bez saznanja o njihovom postojanju u knjigovodstvenim evidencijama. Stoga se navedena imovina popisuje istovremeno s unošenjem knjigovodstvenih podataka u popisne liste. Dok se popis materijalne imovine obavlja prije nego što se knjigovodstveni podaci o toj imovini unesu u popisne liste.

Iznimno, popisne liste materijalne imovine u pripremi (investicije u tijeku) temelje se na knjigovodstvenim evidencijama proknjiženih tzv. privremenih situacija za pojedini objekt u izgradnji (zaključno s obračunskom/privremenom situacijom na dan 31. prosinca), odnosno izvadak računa iz glavne knjige (računi imovine u pripremi).

Također, prilikom provođenja inventure potrebno je držati se i načela racionalnosti i ekonomičnosti. Što znači da se u pripremi popisa i popisnih listi trebaju koristiti postojeće evidencije i podaci iz formiranih registara i evidencija.

Što treba sadržavati izvještaj o obavljenom popisu?

Popisna komisija je obvezna nakon obavljenog popisa sastaviti izvještaj o obavljenom popisu, te uz njega priložiti popisne liste.

Izvješće o obavljenom popisu treba sadržavati sljedeće:

• mišljenje o utvrđenom manjku, odnosno višku,
• prijedlog načina knjiženja manjka, odnosno viška,
• mišljenje o sumnjivim i spornim potraživanjima, kao i nenaplativim, te zastarjelim potraživanjima,
• mišljenje o načinu likvidacije trajno neupotrebljive dugotrajne nefinancijske imovine i obustavljenih investicija,
• primjedbe i izjave zaposlenika koji rukuju materijalnim i novčanim vrijednostima o ustanovljenim razlikama i eventualne druge primjedbe,
• objašnjenja viškova, odnosno manjkova koji su nastali kao posljedica mogućih pogrešaka zbog zamjene pojedinih vrsta, odnosno dimenzija istovrsnog materijala, sitnog inventara…,
• prijedlog mjera za otklanjanje nedostataka.

Završetak inventure – obrazloženja i odluka o postupanju

Naime, popisna komisija dužna je obrazložiti nastale viškove i manjkove, ispitati razloge nastanka tih popisnih razlika, te dati prijedlog mjera za otklanjanje nedostataka.

Konačnu odluku o postupanju sa rezultatima popisa donosi vlasnik ili uprava društva, a koja se dostavlja računovodstvu, te predstavlja temelj za računovodstvenu evidenciju.

U konačnici, kako bi se izbjegle greške i smanjili propusti u provedbi godišnje inventure, savjet je da se već na početku poslovne godine uspostavi sustav (mogu se koristiti i poslovni programi) koji će omogućiti pravilnu evidenciju i kontrolu poslovanja tijekom cijele poslovne godine.

 

Pripremio: Bernard Iljazović