Tvrtke koje ulažu u digitalizaciju otpornije su i brže se transformiraju kako bi odgovorile na učestale promjene i zahtjeve na tržištu. U zadnjih desetak godina svjedoci smo sve učestalijih turbulencija na tržištima, gospodarskim poremećajima, čestim izmjenama računovodstvenih te poreznih zakona i drugih propisa. Isto tako, svjedoci smo i iznimnih promjena koje je proces digitalizacije i primjene informacijske i komunikacijske tehnologije donio u poslovanje malih i srednje velikih poduzeća. Oslanjajući se upravo na rješenja u oblaku (engl. Cloud), većina malih i srednje velikih poduzeća na taj način brzo i učinkovito osiguravaju efikasnost i inovativnost u svojem poslovanju te uspješno odgovaraju na sve izazove s kojima se susreću.
S obzirom da digitalizacija diktira nova pravila na tržištu rada, u nastavku vas upoznajemo s time što digitalizacija poslovanja jest, koja je njezina svrha i što sve obuhvaća.
Što predstavlja digitalizacija poslovanja?
Sve brži razvoj informacijskih i komunikacijskih tehnologija olakšava svakodnevno poslovanje kompanijama u smislu uštede vremena, energije, novaca, prostora kao i drugih važnih resursa. Digitalna transformacija poslovanja polako je zahvatila sve aspekte društva i sve veći broj kompanija uključuje se u trend „poslovanja bez papira“. Digitalna transformacija proces je prijelaza iz analognog u digitalni oblik rada, odnosno stvaranje digitalne verzije analognih/fizičkih stvari kao što su papirnati dokumenti, slike mikrofilmova, fotografije, zvukovi i sl. Pojednostavljenim rječnikom, nešto “nedigitalno” pretvara se u digitalni format koji računalni sustav može dalje upotrijebiti za razne svrhe i daljnje obrade.
Digitalizacija poslovanja doprinosi učinkovitosti, pojednostavljuje korištenje mnogih sustava, mijenja dnevnu rutinu poslovanja te kreira prilike za poslovnu inovaciju. Osim klasičnih poslova koji se od računovodstva očekuju, poput predaje financijskih izvještaja, digitalno računovodstvo korisnicima daje mogućnost praćenja podataka u stvarnom vremenu – od iznosa poreznih obaveza i plaćenih računa, financijskih projekcija za naredni period pa do traženja dokumenta koji je inače pohranjen negdje duboko u registratoru. Sve navedeno kompanije kroz digitalizaciju poslovanja mogu vidjeti iz svog ureda, i/ili s mobitela na plaži ili nekog drugog udaljenog mjesta.
Ako je digitalizacija vašeg poslovanja još uvijek u začetku i niste sigurni kako poslovanje prebaciti u cloud, odgovore potražite u istoimenom priručniku.
Povezanost računovođe i poduzetnika u Minimax računovodstvenom programu poprima potpuno novu dimenziju. Jedni s drugima povezani su, između ostalog, i putem Pretinca za dokumente. U Pretinac za dokumente pristižu dokumenti koje stranke računovodstvenog servisa šalju na različite načine: putem e-maila, mobilne aplikacije ili spremanjem dokumenata neposredno u Minimax. Traženje, dostava i povratak ulaznih računa, bankovnih izvadaka te ostalih važnih dokumenata trebao bi biti rutinski posao koji ne oduzima puno vremena, a ne gnjavaža, gubitak vremena i odvraćanje fokusa od bitnih poslova. Minimaxov Pretinac za dokumente omogućuje da poduzetnik sve navedeno pošalje računovođi s bilo kojeg mjesta, u bilo koje vrijeme.
Više o prednostima koje Pretinac za dokumente ima za računovođu i poduzetnika pročitajte ovdje.
U svakodnevnom poslovanju, digitalizacija se najčešće odnosi na omogućavanje, poboljšanje i transformaciju poslovnih operacija, funkcija, modela, procesa i aktivnosti, iskorištavanjem digitalnih tehnologija te širom uporabom i kontekstom digitaliziranih podataka. Digitalizacija se ne rješava jednokratno, već predstavlja dugotrajan proces u kojem se kompanija priprema za budućnost i izazove koji se stavljaju pred nju.
Digitalizacija računovodstva
Digitalizacija računovodstvenih usluga donosi novu vrijednost poslovanju te je dokazano da su digitalizacija i digitalne transformacije poduzeća nužne. Sustav koji se koristi treba biti spreman na promjene u budućnosti. Pregled poslovanja u oblaku omogućava upravo to – pristup bilo kojoj informaciji, u bilo kojem trenutku i s bilo koje lokacije. Ove mogućnosti uvelike olakšavaju suradnju poduzetnika i računovođe.
Prednosti računovodstva u oblaku pronađite ovdje.
Na temelju navedenih informacija omogućena je i lakša procjena onog što slijedi te donošenje ispravnih odluka, kako u računovodstvu, tako i u drugim zanimanjima.
Koja je svrha digitalizacije?
U svakodnevnoj komunikaciji susrećemo se s nizom pojmova iz digitalnog svijeta, a u posljednje se vrijeme sve češće spominje digitalna transformacija. Ona utječe na sve sektore gospodarstva i mijenja naš život, način rada i komunikaciju. Digitalna transformacija danas više nije pitanje izbora - ona je neizbježna, neophodna i nezaobilazna.
Svrha digitalizacije jest omogućiti automatizaciju, povećati kvalitetu podataka te prikupiti i strukturirati sve te podatke kako bismo mogli primijeniti naprednu tehnologiju poput boljeg i pametnijeg softvera. Ishodi digitalizacije veća su učinkovitost procesa, manji troškovi i bolja kontrola poslovanja, kako za pojedinačno poduzeće, tako i u slučajevima mreže povezanih poduzeća.
Riječ „transformacija” opisuje proces u kojem prolazimo određenu promjenu i koji traje neko vrijeme. Digitalna transformacija odnosi se na proces koji započinje od trenutka kada organizacija krene razmišljati o uvođenju digitalnih tehnologija u svim područjima poslovanja i traje do trenutka njihove potpune integracije. Međutim, digitalna transformacija uključuje i pojedince: nije dovoljno samo uvesti digitalnu tehnologiju u poslovanje, važno je i educirati zaposlenike.
Što sve digitalna transformacija obuhvaća?
Digitalna transformacija može obuhvaćati područja kao što su digitalni marketing, digitalizacija i automatizacija poslovnih procesa, digitalna nabava, digitalizacija prodajnih predstavnika, računovodstvo, knjigovodstvo i dr.
U procesu digitalne transformacije želimo da tehnologija korisnicima omogući da traže ono što žele, i to kad god i na koji način to žele. Razvoj novih tehnologija, softvera i aplikacija omogućio je da se organizacije povežu s korisnicima na različitim razinama – od informiranja o kupnji, pomoći pri odlučivanju i procesu kupnje do razmjene informacija o zadovoljstvu. Stoga digitalna transformacija znači i promjenu svih oblika poslovanja i procesa u kojima su zaposlenici organizacije u interakciji s njezinim korisnicima.
Koji se izazovi današnjeg poslovanja rješavaju digitalizacijom?
Razlozi za digitalizaciju sustava i procesa neke kompanije mogu se bitno razlikovati, no ono što je svima zajedničko jest činjenica da već danas treba razmišljati o sutrašnjem poslovanju. Kompanije koje se ne prilagode digitalizaciji u konačnici će se boriti s administrativnim i financijskim poteškoćama te će nestati s tržišta. Najčešći izazovi s kojima se kompanije danas susreću jesu velike količine dokumenata, održavanje velikih količina ispisnih uređaja, planiranje i izvještavanje, kao i drugi kompleksni procesi koji oduzimaju izuzetno puno vremena.
Digitalna transformacija predstavlja korištenje tehnologija kako bi se unaprijedili poslovni procesi i rezultati poduzeća u svim aspektima. Tako je nekim kompanijama dovoljno napraviti internetsku stranicu, otvoriti digitalne kanale komunikacije i zaposliti nekolicinu digitalnih stručnjaka, dok druge pak trebaju uvesti mnogo složenije procese digitalnih tehnologija te zapošljavanje mnogo većeg broja stručnjaka na različitim poslovnim razinama. Svaka je kompanija individualna, stoga je i razvojni put digitalne transformacije svake organizacije različit, a upravo to je i razlog zbog kojega se ovaj pojam vrlo često ne razumije u potpunosti.
Ako se nakon ovog članka i dalje premišljate o prelasku na digitalno poslovanje, konkretne prednosti digitalizacije poslovanja donosimo u jednom od sljedećih članaka. Sigurni smo da će tada i najneodlučniji napraviti ovaj bitan korak u poslovanju i očuvanju tržišne konkurentnosti.
Pripremio: Ivan Vidas, struč. spec. oec.