Nakon intenzivne sezone završnih računa, računovođe se okreću ispunjavanju drugih važnih zakonskih obveza, među kojima je i sprječavanje pranja novca i financiranja terorizma (SPNFT) i nameće se pitanje kao se organizirati i olakšati si posao?
Iako se o sprječavanju pranja novca i financiranju terorizma (SPNFT-u) često govori u kontekstu financijskih institucija i velikih sustava, Zakon o sprječavanju pranja novca i financiranju terorizma jasno obvezuje i male računovodstvene urede te druge profesionalne pružatelje usluga, uključujući revizore, porezne savjetnike i druge nefinancijske obveznike Zakona o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma.
Zašto SPNFT obveze obuhvaćaju i male računovodstvene urede?
Zakonodavac polazi od ideje da svi sudionici na tržištu, bez obzira na veličinu, imaju odgovornost sudjelovati u sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma.
Za male računovodstvene urede, to znači da su dužni:
- Procijeniti rizike svojih klijenata i poslovnih odnosa
- Provoditi dubinsku analizu prilikom uspostave poslovne suradnje
- Pratiti promjene kod postojećih klijenata i redovno ažurirati podatke
- Identificirati političku izloženost klijenata i povezanih osoba
- Voditi interne evidencije i osigurati pisanu dokumentaciju o provedenim postupcima
Iako zahtjevi zakona mogu izgledati opsežno, svrha im je zaštititi računovođe i druge poduzetnike od poslovanja s visokorizičnim subjektima, kao i od negativnih posljedica zbog propusta u provođenju mjera.
Najčešće greške u ispunjavanju SPNFT obveza
U radu s vanjskim računovodstvenim uredima, primjećujemo nekoliko tipičnih izazova:
- Nepostojanje dokaza o provedenoj procjeni rizika – mnoge radnje vode se intuicijom, a ne dokumentiranim postupcima.
- Neadekvatno ažuriranje podataka – osobni dokumenti i poslovni podaci klijenata često se ne prate sustavno pa dokumentacija nije ažurna.
- Površno provođenje dubinske analize – prikupljanje podataka bez prilaganja dokumentacije iz koje je podatak preuzet, ili prikupljanje podataka iz neažurne dokumentacije.
- Nepostojanje dokaza o provedenim postupcima stalnog praćenja poslovnog odnosa – ako nema zapisa, smatra se da postupci nisu provedeni jer nema dokaza.
Svaka od ovih pogrešaka može dovesti do ozbiljnih posljedica, uključujući novčane kazne i gubitak dobre reputacije.
Kako se organizirati i olakšati posao?
Uspostava sustava SPNFT mjera ne mora biti komplicirana ako se od početka pristupa organizirano.
Preporučujemo sljedeće korake:
- Izradite Politike, kontrole i postupke prilagođene veličini i prirodi Vašeg poslovanja.
- Standardizirajte procese za prikupljanje i provjeru podataka o klijentima.
- Uspostavite evidencije koje ćete redovno ažurirati.
- Koristite digitalna rješenja koja mogu automatizirati i olakšati vođenje evidencija i praćenje rokova.
Digitalizacija procesa može značajno smanjiti administrativno opterećenje, povećati učinkovitost i smanjiti rizik od propusta.
A-count – digitalni alat za vođenje SPNFT obveza
Računovođama u uspostavi i vođenju SPNFT sustava mogu pomoći razni online alati, kao na primjer A-count koji omogućuje:
- vođenje procjena rizika za svakog klijenta
- provođenje dubinske analize kroz vođene korake
- automatsko praćenje važenja osobnih dokumenata klijenata
- evidenciju političke izloženosti i ažuriranje podataka
- strukturirano vođenje svih potrebnih evidencija
- organizacija dokumentacije vlastitog SPNFT sustava
Za sve koji žele isprobati alat bez ikakve obveze, dostupan je besplatan A-count Free, putem kojeg korisnici mogu upisati svoje prve klijente i organizirati osnovne evidencije.
Više informacija i registracija dostupni su ovdje:
SPNFT obveze možda nisu najuzbudljiviji dio svakodnevnog poslovanja, ali njihovo pravilno i pravovremeno ispunjavanje ključno je za sigurnost poslovanja i usklađenost sa zakonom.
Uz malo dobre organizacije i podršku digitalnih alata, ovaj zadatak može biti znatno jednostavniji i učinkovitiji.
Danijela Dellavia, računovođa i kreatorica A-count aplikacije
