Je li primjereno zvati računovođu dok je na godišnjem odmoru?
Vrijeme je ljetnih godišnjih odmora. To je vrijeme kada bi se svatko trebao odmoriti. Pa čak i vaš računovođa. No, česta praksa u Hrvatskoj je da dio računovođa ne koristi godišnji odmor jer si zbog velikog seta obveza to ne može priuštiti ili se odmara vikendom kada niti klijenti ne rade. Međutim, otvara se pitanje: je li primjereno zvati računovođu dok je na godišnjem odmoru?
Obveze računovođe i stvarne potrebe mikro poduzetnika
Prije odgovora na pitanje iz naslova valja nešto reći o tome koje su obveze jednog računovođe, ali i koje su stvarne računovodstvene potrebe mikro poduzetnika.
Računovođa-mikro poduzetnik najčešće ima uobičajeno dvoznamenkasti broj klijenata što mu omogućava uopće preživjeti na tržištu odnosno solidno živjeti od svog posla.
Nerijetko je riječ o uredima koji su „sam-svoj-majstor“ ili imaju minimalni broj zaposlenika. Računovodstvena struka pritom ne regulira broj klijenata po jednom računovođi.
Skreće se pažnja da su neke od obveza za svakog od klijenata:
- proknjižiti sve ulazne račune (kojih nerijetko ima veliki broj i koje klijenti donose u svakakvom stanju, samo ne uredno složene)
- proknjižiti sve izlazne račune
- proknjižiti sve izvode
- pripremiti obračun poreza na dodanu vrijednost (PDV) i pripadajuće druge obrasce, ovisno o vrsti PDV transakcija klijenta (ako je klijent obveznik poreza na dodanu vrijednost)
- pripremiti obračune plaća za sve radnike klijenata, druge dohotke i primitke te poslati JOPPD izvještaj
- pripremiti INTRASTAT (ako je klijent obveznik)
- voditi brigu o dospijeću obveza (iako bi to klijent trebao voditi)
- arhivirati uredno svu dokumentaciju (što oduzima puno vremena).
Treba dodati i da se tijekom tekućeg mjeseca odgovara na nebrojene telefonske pozive i mailove poduzetnika i/ili institucija, a po isteku godine treba pripremiti i godišnji financijski izvještaj. Regulatorni okvir je sve zahtjevniji, ali i poslovanje klijenata.
Stvarne potrebe poduzetnika u praksi zapravo nisu tako velike pa zato određene stvari ipak mogu čekati razuman rok za povratnu informaciju računovodstva, osim ako je dogovoreno drugačije.
S druge strane, računovođe itekako znaju određivati prioritete baš zbog velikog opsega obveza. U prioritete se naravno ubraja poštovanje rokova za predaju izvještaja institucijama, tako da se klijenti ne trebaju zamarati s time.
Treba li računovođu zvati dok je na godišnjem odmoru?
Ne.
Naime, svatko (zaposleni odnosno samozaposleni) ima pravo na godišnji odmor, samo je u praksi pitanje hoće li računovođa koji je samozaposlen iskoristiti to svoje pravo.
No, ako iskoristi, pretpostavka je da takvi računovođe ne simpatiziraju poslovne pozive kada su s obitelji ili drugim voljenim osobama. Uostalom, ozbiljnim poslovnim razgovorima ionako nije mjesto, primjerice, na plaži.
Internet je prepun raznih besplatnih informacija tako da se znatiželja iz područja: „samo da pitam“ može provjeriti i na internetu, a kopije dokumenata mogu se, primjerice, tijekom cijele godine arhivirati na cloud-u koji može 24/7 biti na usluzi i poduzetniku i računovođi.
Softveri kao što su Minimax dozvoljavaju integraciju na razini poduzetnik-računovođa, tako da svi mogu pristupiti i računovodstvenom softveru neovisno gdje se nalazili, pa se smanjuje „ovisnost“ o računovođi, a odgovor na pitanje “Zvati računovođu?” je poprilično jasan.
Smatramo da bi ipak bilo objektivno prihvatljivo zvati ili informirati pisanim putem (mail/Whatsupp) o hitnim stvarima računovođu ako on nema zamjenu.
Primjerice stvari hitne odnosno bitne naravi su:
- porezni ili drugi nadzor,
- ovršni postupak,
- otkaz radnika (odjava radnika s obveznih osiguranja) / zapošljavanje (prijava radnika na obvezna osiguranja)
- i druge slične stvari koje ne trpe odgodu.
Sve drugo zaista može čekati, pogotovo ako je računovodstvo dovoljno unaprijed najavilo činjenicu odlaska na godišnji odmor.
Kada je generalno primjereno vrijeme za komunikaciju?
Možemo reći da je primjereno vrijeme za komunikaciju radno vrijeme računovodstva.
Mailovi se mogu uputiti u bilo koje vrijeme, a računovođa će procijeniti kada će pročitati poslani mail. Iz tog razloga preporuča se da se naslov (subject) maila popuni jer ukazuje na temu maila i odluku da li će se mail pročitati odmah ili nešto kasnije.
Pripremila:
Dijana Ivanković, direktorica knjigovodstvenog servisa Medium duo d.o.o.
