Kako voditi evidenciju radnog vremena? | Minimax – internet računovodstveni i poslovni program

Kako voditi evidenciju radnog vremena?

Radno vrijeme predstavlja jednu od najvažnijih kategorija u radnim odnosima, ali i u privatnom životu svakog radnika. Upravo ono ulazi u najznačajnije uvjete rada. Poslodavci radno vrijeme radnika određuju, raspoređuju, nadziru, kontroliraju te mijenjaju u okviru zakonskih odredbi sadržanih u Zakonu o radu (NN 93/2014, 127/2017, 98/2019; dalje u tekstu: ZOR). Ovisno o trajanju i razdoblju obavljanja rada, ZOR razlikuje više oblika radnog vremena te je propisana obveza vođenja evidencije o radnicima koji su zaposleni kod poslodavca, a ista mora sadržavati podatke o radnicima i o radnom vremenu.

U nastavku možete saznati više o tome što se smatra radnim vremenom, koji oblici radnog vremena postoje, što predstavlja obavezan sadržaj evidencije podataka o radnom vremenu, na koji način se utvrđuje raspored radnog vremena te sustavi za evidenciju istog. 

Pojam radnog vremena

Odredbe o radnom vremenu sadržane su u brojnim domaćim i međunarodnim izvorima radnog prava. Prema Ustavu Republike Hrvatske, najduže radno vrijeme određuje se zakonom, a svaki zaposleni ima pravo na tjedni odmor i plaćeni godišnji odmor i ovih se prava ne može odreći.

ZOR kao temeljni propis radnog zakonodavstva u članku 60. definira pojam radnog vremena kao vrijeme:

  • u kojem je radnik obvezan obavljati poslove, odnosno u kojem je spreman (raspoloživ) obavljati poslove prema uputama poslodavca, na mjestu gdje se njegovi poslovi obavljaju ili drugom mjestu koje odredi poslodavac,
  • koje radnik provede obavljajući poslove po pozivu poslodavca, neovisno o tome obavlja li ih u mjestu koje je odredio poslodavac ili u mjestu koje je odabrao radnik.

Vrijeme koje radnik provede obavljajući poslove po pozivu poslodavca smatra se radnim vremenom, neovisno o tome obavlja li ih u mjestu koje je odredio poslodavac ili u mjestu koje je odabrao radnik. Radnim vremenom ne smatra se vrijeme u kojem je radnik pripravan odazvati se pozivu poslodavca za obavljanje poslova ako se pokaže takva potreba, pri čemu se radnik ne nalazi na mjestu na kojem se njegovi poslovi obavljaju niti na drugom mjestu koje je odredio poslodavac, ali pritom ima pravo na naknadu utvrđenu ugovorom o radu ili kolektivnim ugovorom.

Oblici radnog vremena

Ovisno o trajanju i razdoblju obavljanja rada, ZOR razlikuje više oblika radnog vremena pa tako ono može biti puno radno vrijeme, nepuno radno vrijeme, skraćeno radno vrijeme, rad duži od punog radnog vremena (prekovremeni rad i preraspodjela radnog vremena), smjenski rad, dnevni i noćni rad. Potrebno je istaknuti kako brojni međunarodni ugovori i međunarodne konvencije radnopravnog sadržaja koje je RH ratificirala u skladu s Ustavom RH, zakoni i drugi propisi, kolektivni ugovori, ugovori o radu i pravilnici o radu također uređuju područje organizacije radnog vremena.

Člankom 60. ZOR-a propisano je da puno radno vrijeme radnika ne može biti duže od četrdeset sati tjedno. Ako zakonom, kolektivnim ugovorom, sporazumom sklopljenim između radničkog vijeća i poslodavca ili ugovorom o radu nije određeno radno vrijeme, smatra se da je puno radno vrijeme četrdeset sati tjedno. Navedeno znači da puno radno vrijeme može biti sukladno tome određeno i kao radno vrijeme kraće od 40 sati tjedno, odnosno – “Puno radno vrijeme kraće od 40 sati tjedno”.

Nadalje, nepuno radno vrijeme radnika je svako radno vrijeme kraće od punog radnog vremena, pritom ZOR ne postavlja nikakvo vremensko ograničenje. Radnik ne može kod više poslodavaca raditi s ukupnim radnim vremenom dužim od četrdeset sati tjedno. Prilikom sklapanja ugovora o radu za nepuno radno vrijeme, radnik je dužan obavijestiti poslodavca o sklopljenim ugovorima o radu za nepuno radno vrijeme s drugim poslodavcem, odnosno drugim poslodavcima. U određenim djelatnostima sama narav posla može biti takva da ne zahtijeva rad u punom radnom vremenu, ali bitno je naglasiti da ako je za stjecanje prava iz radnog odnosa važno prethodno trajanje radnog odnosa s istim poslodavcem, razdoblja rada u nepunom radnom vremenu smatrat će se radom u punom radnom vremenu.

S druge strane, ako se radi duže od punog radnog vremena to naravno može ići u prilog produktivnosti i konkurentnosti poslodavca, ali šteti zdravlju radnika, povećava njegovo nezadovoljstvo, narušava njegovo slobodno vrijeme a utječe i na društvene odnose (primjerice migracije, natalitet, narušavanje privatnih odnosa i drugo) u socijalnom, kulturnom i drugom aspektu. O prekovremenom radu ZOR govori kad radnik na pisani zahtjev poslodavca mora raditi dulje od punog odnosno nepunog radnog vremena u slučaju više sile, izvanrednoga povećanja opsega rada i u drugim sličnim slučajevima prijeke potrebe. Iznimno, ako priroda prijeke potrebe onemogućava poslodavca da prije početka prekovremenog rada uruči radniku pisani zahtjev, usmeni zahtjev poslodavac je dužan pisano potvrditi u roku od sedam dana od dana kada je prekovremeni rad naložen.

Dakle, prekovremenim radom smatra se rad koji je duži od rada u punom, odnosno nepunom radnom vremenu, a ZOR navodi okolnosti u kojima je prekovremeni rad dopušten te postavlja ograničenje ukupnog trajanja prekovremenog rada tako da:

  • na tjednoj bazi – prekovremeni rad radnika ne smije biti duži od 50 h zajedno s punim radnim vremenom (npr. 40 h puno radno vrijeme + 10 h prekovremeno),
  • na godišnjoj bazi – prekovremeni rad radnika ne smije trajati duže od 180 h, osim ako je ugovoreno kolektivnim ugovorom, u kojem slučaju ne smije trajati duže od 250 h godišnje.

Skraćeno radno vrijeme primjenjuje se na poslovima na kojima, uz primjenu mjera zaštite zdravlja i sigurnosti na radu, nije moguće zaštititi radnika od štetnih utjecaja, radno vrijeme se skraćuje razmjerno štetnom utjecaju uvjeta rada na zdravlje i radnu sposobnost radnika. Poslovi te trajanje radnog vremena na takvim poslovima utvrđuju se posebnim propisom. Pri ostvarivanju prava na plaću i drugih prava iz radnog odnosa ili u vezi s radnim odnosom, skraćeno radno vrijeme izjednačuje se s punim radnim vremenom.

Preraspodjela radnog vremena primjenjuje se ako narav posla to zahtijeva; puno ili nepuno radno vrijeme može se preraspodijeliti tako da tijekom razdoblja koje ne može biti duže od dvanaest neprekidnih mjeseci, u jednom razdoblju traje duže, a u drugom razdoblju kraće od punog ili nepunog radnog vremena, tako da prosječno radno vrijeme tijekom trajanja preraspodjele ne smije biti duže od punog ili nepunog radnog vremena.

Raspored radnog vremena

Raspored radnog vremena mehanizam je organizacije poslovanja poslodavca u okvirima ograničenja iz ZOR-a, kolektivnih ugovora i drugih izvora. Sukladno članku 66. ZOR-a raspored radnog vremena utvrđuje se propisom, kolektivnim ugovorom, sporazumom sklopljenim između radničkog vijeća i poslodavca, pravilnikom o radu ili ugovorom o radu. Ako raspored radnog vremena nije utvrđen na prethodno navedeni način, o rasporedu radnog vremena odlučuje poslodavac pisanom odlukom. Radno vrijeme radnika moguće je organizirati po danima, tjednima odnosno mjesecima u jednakom trajanju, u nejednakom trajanju, a moguća je i preraspodjela radnog vremena. Poslodavac mora obavijestiti radnika o njegovu rasporedu ili promjeni njegova rasporeda radnog vremena najmanje tjedan dana unaprijed, osim u slučaju prijeke potrebe za radom radnika.

Vođenje evidencije radnog vremena

Člankom 5. ZOR-a propisana je obveza vođenja evidencije o radnicima koji su zaposleni kod poslodavca, a evidencija mora sadržavati podatke o radnicima i o radnom vremenu. Način vođenja i sadržaj evidencije podataka o radnom vremenu radnika utvrđen je Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 73/2017, dalje u tekstu; Pravilnik) koji donosi ministar nadležan za rad sukladno stavku 4. članka 5. ZOR-a.

Prema članku 8. Pravilnika evidencija o radnom vremenu sadrži najmanje sljedeće podatke:

  1. ime i prezime radnika,
  2. datum u mjesecu,
  3. početak rada,
  4. završetak rada,
  5. vrijeme i sate zastoja, prekida rada i slično do kojega je došlo krivnjom poslodavca ili uslijed drugih okolnosti za koje radnik nije odgovoran,
  6. ukupno dnevno radno vrijeme,
  7. sate terenskog rada,
  8. sate pripravnosti,
  9. vrijeme nenazočnosti na radu:
    – sate korištenja odmora (dnevnog, tjednog i godišnjeg),
    – neradne dane i blagdane utvrđene posebnim propisom,
    – sate spriječenosti za rad zbog privremene nesposobnosti za rad,
    – sate plaćenih dopusta,
    – sate nenazočnosti u tijeku dnevnog rasporeda radnog vremena po zahtjevu radnika,
    – sate nenazočnosti u tijeku dnevnog rasporeda radnog vremena u kojima radnik svojom krivnjom ne obavlja ugovorene poslove,
    – sate provedene u štrajku,
    – sate isključenja s rada (lockout).

 

Osim gore navedenih podataka, poslodavac je dužan voditi i posebne podatke o radnom vremenu od kojih ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa ili u vezi s radnim odnosom (sate rada noću, prekovremeni rad, smjenski rad, dvokratni rad, rad u dane blagdana ili neradnih dana utvrđenih posebnim propisom i slično). Navedenu evidenciju poslodavac je dužan arhivirati i čuvati najmanje šest godina. Bitno je istaknuti da svaki radnik ima pravo uvida u evidenciju radnog vremena.

Klauzula o samostalnom određivanju radnog vremena

Radno je vrijeme potrebno unaprijed definirati ugovorom i radnik se takva radnog vremena obvezan pridržavati. Pritom je moguće dogovoriti fleksibilno radno vrijeme (radnik sam određuje svoje radno vrijeme unutar ugovorena punog ili nepunog radnog vremena – hoće li raditi ujutro/navečer odnosno hoće li raditi jednokratno, osmosatno radno vrijeme kroz tjedan od ponedjeljka do petka ili četiri dana tjedno po 10 sati na dan itd.). Riječ je o primjeni čl. 88. st. 3. ZOR-a koji dopušta ugovaranje klauzule o samostalnom određivanju radnog vremena, a koje se u praksi naziva fleksibilnim radnim vremenom.

Stoga je, člankom 13. Pravilnika propisano da je poslodavac dužan i za radnike za koje, zbog posebnosti njihovih poslova, radno vrijeme nije moguće mjeriti ili unaprijed odrediti ili ga radnik određuje samostalno (kao što je radnik koji ima status rukovodeće osobe), voditi podatke potrebne za ostvarivanje prava iz radnog odnosa. Takvu evidenciju poslodavac može voditi na tako da zaduži radnika za redovito vođenje i dostavljanje iste, a koju je poslodavac onda obvezan kontrolirati.

Potrebno je istaknuti kako u slučaju vođenja radnog vremena radnika, uz ugovoreno pravo radnika da samostalno određuje svoje radno vrijeme, isti nema pravo na povećanu plaću za možebitni prekovremeni rad, niti se na njega primjenjuju zakonska ograničenja o trajanju tjednoga radnog vremena, noćnom radu, te dnevnom i tjednom odmoru. Ipak, ta opcija postoji samo u odnosu na određene kategorije radnika (primjerice kod radnika koji imaju status rukovodećeg osoblja), a i općenito za radnike za koje radno vrijeme nije moguće mjeriti ili unaprijed odrediti.

Kako odabrati odgovarajući sustav za evidenciju radnog vremena?

Sustavi za registraciju radnog vremena prate početak i završetak radnog vremena djelatnika, vremena provedenog na pauzi, godišnjem odmoru, službenom putu. Pomažu tvrtkama u kontroli troškova rada i prekovremenih sati te smanjuju pogreške prilikom ručnog unosa podataka u obračun plaća. Upravo odabir odgovarajućeg sustava za evidenciju radnog vremena povećava učinkovitost i preciznost izvještavanja i upravljanja djelatnicima te pojednostavljuje i ubrzava pripremu plaća djelatnika.

Sve su popularniji online sustavi koji omogućuju registraciju radnog vremena i izvan sjedišta tvrtke. Primjer jedne takve aplikacije jest MojInfo. MojInfo jednostavan je alat koji omogućava radnicima i poslodavcima praćenje prisutnosti i odsutnosti online. Putem web portala moguće je izvršiti prijavu početka radnog dana, evidentirati pauze, zatražiti godišnji te odjaviti radni dan. Postupak je vrlo jednostavan – zaposlenicima se dodjeljuje korisničko ime i inicijalna lozinka (koju kasnije mogu promijeniti). Prijavom na portal otvara se sučelje s opcijama evidentiranja radnog dana, prisutnosti i odsutnosti. Zbog jednostavnosti sučelja vrlo ga je lako implementirati u poslovne procese, a menadžmentu se pojednostavljuje odobravanje godišnjih odmora i praćenje odsustva radnika.

Pripremio:

Ivan Vidas, struč. spec. oec.