No tko su oni uopće? U zadnje vrijeme sve češće čujemo za taj pojam, a usluge koje nude su šarolike. Naime, današnje moderno doba otvorilo je nove prilike, nove oblike poslovanja, nova radna mjesta. Nove prilike da ostvarimo svoje snove i radimo baš ono što volimo i u čemu smo dobri i stručni te da radimo za sebe. Jer danas se doslovno sve može unovčiti, a na nama je da nađemo nišu koja nas veseli i koja je isplativa, a dobar temelj i značajna ušteda pri prvim koracima, ali i općenito u poslovanju je poslovanje u cloudu.
I baš to je, grubo rečeno, najbolji opis virtualnih asistenata – oni su tu, ali nisu. Na što točno mislimo, konkretnije je objasnila Martina Žgomba, virtualna asistentica i mentorica s višegodišnjim iskustvom.
Nakon više od deset godina rada u ekonomiji, bankarstvu, administraciji i knjigovodstvu, odlučila je pokrenuti vlastito poslovanje koje joj omogućuje veću fleksibilnost i kreativnost u radu. U poslu je spojila strast prema organizaciji i optimizaciji poslovnih procesa s ljubavlju prema podučavanju i podršci ženama koje žele pokrenuti vlastiti posao. Kroz program Postani virtualni asistent educira i mentorira žene kako bi i one ostvarile uspješne karijere kao VA, a klijentima pruža usluge koje im olakšavaju svakodnevno poslovanje. Aktivno posluje već skoro 5 godina, a rad danas uključuje suradnje s brojnim klijentima.
Pojam „virtualni asistent“
Virtualni asistent (VA) je profesionalac koji pruža širok raspon usluga na daljinu, prilagođavajući se potrebama klijenata. Te usluge mogu obuhvaćati administrativne zadatke poput vođenja kalendara, pripreme izvještaja i organizacije podataka, ali i tehničke ili kreativne poslove, poput upravljanja društvenim mrežama, dizajna, vođenja kampanja ili optimizacije poslovnih procesa.
Martina nam je objasnila i koji su koraci potrebni kako bi netko postao virtualni asistent:
"Potrebna znanja ovise o specijalizaciji. Na primjer, asistenti koji se bave administracijom trebaju poznavati osnove poslovnog upravljanja i organizacije, dok oni u marketingu trebaju razumjeti analitiku i kreiranje sadržaja. Ključno je da budu prilagodljivi, organizirani i spremni na stalno učenje.“
Program „Postani virtualni asistent“
Da, sve možemo naučiti sami, ali lakše je kad učimo kroz iskustvo nekoga tko je prošao sve izazove u nekom novom obliku poslovanja. Baš zato je i nastao ovaj program, ističe Martina:
„Program Postani virtualni asistent nastao je iz mog osobnog iskustva i potrebe da pružim podršku ženama koje žele izgraditi vlastiti posao. Kada sam započinjala, susrela sam se s mnogim izazovima poput nesigurnosti, nedostatka tehničkih znanja i pitanja kako privući prve klijente. Tada nije bilo dovoljno resursa ili edukacija koje bi pomogle početnicima, pa sam odlučila stvoriti program koji bih voljela da je postojao kada sam ja počinjala.
Program uključuje:
- edukaciju o digitalnim alatima,
- razvijanje poslovnih vještina, poput komunikacije s klijentima, izrade ponuda i upravljanja projektima,
- kreiranje jedinstvene ponude usluga i formiranje cijena,
- pisanje poslovnog i prodajnog plana,
- metode pronalaska klijenata,
- slaganje procesa rada,
- tjedne grupne Zoom pozive.
Polaznici ne samo da stječu tehničke vještine, već i razvijaju poslovni mindset, uče kako se nositi s izazovima te kako graditi dugoročne odnose s klijentima. Program se s godinama proširio, uključujući dodatne module i opcije poput WA grupne podrške i susreta uživo poput zajedničkog meetupa, a uskoro i Konferencije Virtualnih Asistenata.“
Izazovi nas inspiriraju da radimo bolje
Kao i u svakom poslovanju, i u poslovanju virtualnih asistenata postoje brojni izazovi, a izdvajamo one česte koji se javljaju ponajviše kad tek krećemo na poslovni put:
 |
Pronalaženje klijenata: Mnogi se boje da neće naći dovoljno klijenata ili nisu sigurni kako se prezentirati potencijalnim klijentima. |
 |
Postavljanje cijena: Početnici često podcjenjuju svoje usluge i nude niže cijene nego što bi trebali. |
 |
Postavljanje granica: Ponekad klijenti očekuju previše ili ne poštuju radno vrijeme, pa je ključno postaviti jasne granice od početka. |
 |
Tehnička nesigurnost: Učenje digitalnih alata može djelovati zastrašujuće, ali uz podršku i edukaciju, ovaj izazov se brzo savladava. |
„Sve su to teme koje detaljno obrađujemo u programu, gdje polaznici dobiju konkretne smjernice i savjete kako uspješno prevladati ove izazove.“, nadodaje Martina.
Minimax, partner u oblaku
Sama riječ „virtualni“ asocira na neki oblik modernog, digitalnog poslovanja, pa nije čudno što se Minimax, najjednostavniji poslovno računovodstveni program ovdje našao u priči kao partner.
„Suradnja s Minimaxom ostvarena je kroz moju kontinuiranu potragu za alatima koji mogu unaprijediti moj rad i poslovanje mojih klijenata. Minimax je prepoznao potencijal u suradnji u sklopu edukacije za VA te mi pružio priliku da uključim njihovu platformu kao alat koji moje polaznice mogu savladati i koristiti u radu s klijentima.
Minimax im omogućava dodatnu dimenziju profesionalnosti, posebno ako pružaju knjigovodstvene ili administrativne usluge. Kroz ovu suradnju polaznice dobiju znanje o alatu koji im može otvoriti vrata ka novim vrstama klijenata.“, ističe Martina te nastavlja: „Polaznici su često iznenađeni intuitivnošću programa i činjenicom da nisu potrebna prethodna napredna znanja o računovodstvu kako bi ga koristili. Prve povratne informacije su vrlo pozitivne – ističu kako im Minimax štedi vrijeme i omogućava profesionalnu podršku klijentima.“
No tu priči nije kraj. Minimax program olakšava povezivanje i komunikaciju između virtualnih asistenata i njihovih klijenata jer omogućuje transparentan uvid u financijske podatke, čime se izbjegavaju nesporazumi i olakšava komunikacija između asistenta i klijenta. Klijenti imaju povjerenje u asistenta jer vide točne izvještaje i ažurirane podatke, a VA može brzo reagirati na zahtjeve.
Kao najveću prednost Martina ističe jednostavnost korištenja, pogotovo opciju masovnog izdavanja računa, automatsku izradu izvještaja i cloud bazu podataka, koja omogućuje rad s bilo koje lokacije.
Savjet za rad u Minimax programu
Iako je Minimax jednostavan i intuitivan, potrebno je neko vrijeme da otkrijete sve mogućnosti i funkcionalnosti – i baš zato je tu 30 dana besplatnog korištenja.
Martina navodi: „Meni je trebalo nekoliko tjedana za potpuno svladavanje Minimaxa, uz praktičan rad s klijentima. Polaznicima u prosjeku treba oko mjesec dana, uz moje mentorstvo. Savjet za uspješno svladavanje je redovito vježbanje i korištenje dostupnih resursa poput vodiča i webinara.
Korisnička podrška Minimaxa je besplatna i svi su vrlo pristupačni i spremni pomoći, što je posebno važno za početnike koji mogu naići na pitanja tijekom rada, ali i za nas koji smo već iskusni u radu. Dobro je znati da u pozadini postoji tim na koji se možeš osloniti.“
Učimo cijeli život
„Kontinuirano usavršavanje je ključno za ostanak konkurentnim na tržištu. Planiram organizirati dodatne edukacije o naprednim tehnikama rada s alatima, kao i specijalizirane radionice za nišne usluge VA. Također, radim na pripremi Konferencije Virtualnih Asistenata, koja će omogućiti umrežavanje i razmjenu znanja.“, zaključuje Martina, a mi se vraćamo na ono moderno doba s početka bloga. Ono iziskuje stalni pomak prema naprijed, edukacije, usavršavanja i otvaranje prema novim digitalnim alatima. Bez toga ostajemo na mjestu, ne konkurentni te sve ono na čemu smo do tada radili pada u vodu.
A to nitko ne želi, zar ne?
