S obzirom na sve veću potrebu za digitalizacijom procesa, spoj računovodstvenog i IT sektora nije neuobičajen, a u nastavku donosimo baš jednu takvu priču.
Gordana Prebeg iz tvrtke Count IT d.o.o. ispričala nam je zašto je baš ova kombinacija pun pogodak: „Više od 30 godina radim u računovodstvu, financijama i vođenju projekata te za sebe volim reći da sam računovođa od rođenja, s obzirom na to da mi je majka bila računovođa i u tome sam doslovno cijeli život. Tijekom profesionalnog razvoja, prije otprilike 15 godina značajno sam ušla i u IT sektor koji mi je po strukturiranom načinu razmišljanja blizak, a u modernom računovodstvu neizostavna je komponenta. Zato se u radu snažno oslanjam na IT alate, a nekima sam bila i idejni začetnik, jer dobar sustav ne nastaje slučajno. Suprug je programer, pa je tako i naša tvrtka usmjerena na obje djelatnosti, računalno programiranje i računovodstveni servis s preko 100 klijenata.
Organizacija te upravljanje sustavima i procesima moja su prirodna sklonost: ne zanimaju me improvizacije i “gašenje požara”, nego stabilni procesi koji daju rezultat, odnosno točnost, rokove, preglednost i mir. Vlastitu tvrtku pokrenula sam prije 12 godina jer računovodstvo vidim kao alat kontrole i odlučivanja, a ne kao puko “odrađivanje papira”. Klijentima pružamo podršku od osnivanja, pisanja projekata i poslovnih planova, do računovodstva i digitalizacije poslovanja. Misija Count IT d.o.o. je jednostavna: omogućiti poduzetnicima digitalno, transparentno i sigurno poslovanje kroz jasne procese, pouzdane alate i podršku koja rješava probleme, a ne stvara dodatne.“
Integracija kao osnova poslovanja
Jedno rješenje vam može pojednostaviti poslovanje, no integracija više njih stvara red u poslovanju, usklađenost podataka, a sve bez potrebe za ručnim unosom podataka. Navedeno smanjuje i mogućnost pogrešaka te štedi vrijeme što je svakako benefit za istaknuti.
Tako i Count IT nudi kombinaciju računovodstvenih, savjetodavnih i IT rješenja te nas je zanimalo kako se te različite usluge međusobno nadopunjuju i po čemu je njihov pristup integraciji tih segmenata specifičan, a Gordana spremno odgovara: „Računovodstvo daje strukturu, pravila i odgovornost, savjetovanje daje smjer i odluke, a IT daje brzinu, skalabilnost i kontrolu procesa, odnosno predstavlja alat realizacije poslovnog modela. Kad su te tri komponente povezane, poduzetnik ne dobije samo izvještaj “na kraju”, nego sustav u kojem razumije što se događa i može upravljati svojim poslovanjem na temelju podataka.
Moj pristup je “proces prije alata”: digitalizaciju ne radim kao uvođenje programa, nego kao uvođenje načina rada. Prvo mapiramo tokove dokumenata i odgovornosti, zatim uvodimo jasna pravila i rutine, a tek onda odgovarajući alat. Tako digitalizacija prestaje biti stres i postaje prednost za klijenta ali i za nas kao računovodstveni servis.“
Kako izgleda projekt digitalne transformacije?
Digitalna transformacija ne predstavlja samo prelazak na bespapirno poslovanje i prebacivanje podataka u „oblak“. To je složeniji proces koji utječe na cijelu organizaciju, načine funkcioniranja, procese i komunikaciju. Danas to više nije stvar izbora, već must-have, nužnost za opstanak i konkurentsku prednost na tržištu.
Gordana nam je pobliže objasnila kako izgleda projekt digitalne transformacije i koji su izazovi pri tome, ali i benefiti: „Najčešće vodim projekte digitalne transformacije poslovanja, optimizacije administracije i uvođenja novih procedura, uz izradu strateških dokumenata, projekata i poslovnih planova. U tim projektima koristim project management logiku: jasni koraci, odgovornosti, rokovi, rizici i kontrolne točke.
Najveći izazov gotovo nikad nije tehnologija, nego promjena navika i prihvaćanje novog načina rada. Uspjeh se dogodi kad klijent shvati da digitalizacija nije “još jedna obveza”, nego alat koji mu vraća kontrolu i čini poslovne procese učinkovitijima.
Primjer uspješne suradnje je uvođenje novog načina financijskog praćenja ugovora i obročne naplate usluga. Klijent je kroz projekt koji smo pripremali dobio bespovratna sredstva za digitalizaciju poslovnih procesa, a mi smo s naše strane kroz Minimax implementirali i završni računovodstveni dio poslovanja. Rezultat je mjerljiv: jasniji tokovi, bolja kontrola i brže donošenje odluka, uz sustav koji je održiv i za klijenta i za računovodstveni servis, te u potpunosti prilagođen poslovnim procesima klijenta."
Klijenti i strah od promjena
Svaka promjena donosi određene izazove, a često se sve to pojača zbog nerealnih očekivanja uključenih strana. Klijenti misle da će se stvari riješiti same od sebe, računovodstvo očekuje da se poštuju rokovi dostave dokumenata te bez kvalitetne komunikacije i nalaženja na pola puta suradnja gubi svoj smisao. No nije sve tako crno, Gordana nam je pojasnila kako stvari dovodi u red: „Najčešći izazovi su strah od promjene, očekivanje da će alat “sam riješiti nered”, nedostatak jasnih odgovornosti (tko što radi i kada) te navika da se dokumenti šalju u zadnji tren i kroz više kanala. Nerijetko poslovni procesi kod klijenata uopće nisu učinkovito posloženi, odnosno nastali su po pravilu „mi to tako radimo oduvijek“ bez jasnih kriterija učinkovitosti ili optimalnosti. Digitalizacija ne može poboljšati loše procese unutar organizacije, pa je uloga projekt managera da ukaže na promjene koje su nužne kako bi cjelokupni sustav učinkovitije funkcionirao uz podršku IT alata.
Kod mikro poduzetnika koji su klijenti našeg računovodstvenog servisa često se vidi da suvremenu tehnologiju još uvijek ne doživljavaju kao ključ efikasnih procesa: mali broj uopće pita za mogućnost pristupa vlastitim podatcima, a kamoli za aktivno sudjelovanje u njihovom kreiranju ili upravljanju.
Mi digitalizaciju vodimo kao projekt: prvo proces i pravila, zatim edukacija i rutina, pa alat. Ne tražimo savršenstvo, nego stabilan sustav koji radi i kad su rokovi, gužva ili izostanci. Klijentu dajemo jasne upute, standarde i podršku dok se nova navika ne primi."
Odabir dobrog programa je prvi korak prema uspješnom poslovanju
Poslovno računovodstveni program trebate gledati kao poslovnog partnera, jer on je tu da automatizira procese i uštedi vam vrijeme. Baš to je prepoznala i Gordana: „Nije tajna da sam veliki ljubitelj Minimaxa pa to prvenstveno gledam kao korisnik Minimaxa. Kroz dugogodišnji rad u računovodstvu i IT sektoru imala sam prilike raditi, ali i razvijati različite računovodstvene programe. Promatrajući programere koji svoj posao mogu raditi iz bilo kojeg kutka svijeta, i sama sam poželjela osloboditi se vezanosti za ured, papire i jedno fizičko mjesto. Tražila sam sustav koji će mi to omogućiti, pa smo Minimax počeli uvoditi 2019. godine.
Od tada radimo s brojnim poduzetnicima koji fizički uopće nisu u Hrvatskoj, uključujući i one koji posluju iz Njemačke. U praksi se to pokazalo iznimno korisnim: klijent pošalje dokument, pojavi se hitno pitanje, a ja ne moram biti u uredu niti tražiti papir jer dokument i povezane informacije mogu otvoriti i provjeriti odmah, i to s mobitela. U isto vrijeme i klijent može pristupiti istom dokumentu sa svog računala ili mobitela, što ubrzava komunikaciju i smanjuje nesporazume.
Klijentima koji dolaze iz raznih branši preporučujem Minimax jer je izrazito jednostavan za korištenje, ne moraju ga se bojati u smislu da će nešto obrisati ili „pokvariti“ jer program je tu korak ispred njih. Preporučujem im Minimax kao centralno mjesto za pohranu dokumentacije, a pristupiti mu mogu bilo kada, s bilo kojeg uređaja, gdje god da se nalaze. Na početku se klijenti najčešće susreću s promjenom navike: kad poslati dokument, kroz koji kanal i što je “dovoljno dobro”. Drugi izazov je disciplina u dokumentaciji da bude potpuna i na vrijeme. Treći je osjećaj da “moraju sve znati odmah”, što ih dodatno blokira.
Mi ih vodimo postupno: krenemo od najvažnijeg procesa (ulazni/izlazni računi), postavimo minimalni standard i rutinu, pa tek onda širimo. Procese formiramo poštujući navike klijenata, ali i pravila struke i zakonske obveze, tako da promjena bude održiva, a ne “idealna na papiru”.
Također, postoji normalan strah klijenata prema novom a i prema obavezama. Međutim, kada klijenti shvate da mi istovremeno možemo gledati što su od dokumenata napravili ili dostavili, ili da im odmah možemo dati odgovor na upit vezan uz konkretan dokument onda se ipak opuste i shvate prednosti ovakvog načina rada.
Dodatno, to je program koji podupire viziju našeg poslovanja. Minimax je alat bez kojeg bih teško uvela razinu digitalizacije i načina rada koju sam zamislila, jer je to temelj održivosti cijelog sustava koji sam osmislila. Rad bez papira nije trend, nego operativna nužnost. Papir vas veže uz ured, usporava i povećava rizik da informacija “negdje stoji”. Digitalni sustav daje kontinuitet rada i u realnim životnim situacijama kao npr. kad su godišnji odmori, putovanja i sl. Uveli smo i hibridni način rada koji djelatnicima omogućuje rad od kuće kada im je to potrebno. Uz Minimax koristimo interne sustave za pohranu kojima možemo samo mi pristupati, te alate za upravljanje projektima i zadatcima. Razvijamo i neke svoje interne alate. Moja velika želja je uključiti i alate umjetne inteligencije na čemu već radimo.
Meni kao voditelju servisa to donosi slobodu i mir jer u bilo kojem trenutku mogu doći do dokumenta i podatka online, čak i s mobitela. Umjesto da posao stane jer nisam fizički u uredu, sustav radi.
Tehnički, Minimax je sustav o čijem održavanju ne moramo voditi računa, kao što je slučaj s našim digitalnim arhivama u uredu, pa i s te strane imam dodatnu sigurnost. Važno mi je naglasiti da mi digitaliziramo svu dokumentaciju, a ne samo onu zakonom propisanu i pri tome Minimax koristimo kao centralnu točku za razmjenu i pohranu dokumentacije. Svaka temeljnica u programu ima u prilogu dokument na temelju kojeg je kreirana. To značajno olakšava kontrole točnosti i brzinu protoka informacija.
Dodatno, postupci komunikacije s Poreznom upravom i drugim institucijama su znatno brži jer je kompletna dokumentacija pohranjena u Minimaxu i može se puno brže dostaviti na zahtjev bez traženja po registratorima i bez gubljenja vremena prilikom provjera ili nadzora. To značajno smanjuje stres i pogreške.“
Baza znanja na koju se možeš osloniti
Minimax korisnici imaju na raspolaganju preko 1.000 pisanih i video uputa, besplatnu korisničku podršku i bazu znanja, a Gordana pojašnjava koliko im navedeno pomaže u radu: „Dobra baza znanja, jasne upute i dostupna korisnička podrška su mi važan kriterij i to dolazi iz mog iskustva rada u IT sektoru. U praksi je najskuplje kad alat nije stabilan ili kad rješavanje upita postane “lutanje”, jer se tada gubi vrijeme i raste stres.
Zato mi je vrijedno što se upute i podrška mogu dobiti direktno iz programa: to ubrzava rješavanje situacija, podiže sigurnost tima i olakšava uvođenje novih korisnika u digitalni način rada. Također, meni olakšava prijenos informacija na klijente. Samo im pošaljemo upute.
Korisnička podrška Minimaxa koja odgovara na konkretne upite radi savršeno. Slanje zahtjeva za pomoć direktno iz programa u trenutku kada problem nastaje je neprocjenjiva. Dobro znam koliko je korisničkoj podršci u IT sektoru važno jasno postavljanje opisa problema za njegovo rješavanje i Minimax to radi savršeno precizno. Osim što je brz, svi upiti ostaju zabilježeni u Minimaxu, pa se klijenti na njih mogu vratiti kasnije u radu ako je potrebno.“
Kako se prilagoditi čestim promjenama?
Novi zakoni donose velik broj promjena i digitalizacija je ovdje ključ, a slaže se i Gordana: „Digitalizaciju smo kroz Minimax uveli prije četiri godine, tako da je Fiskalizacija 2.0 za nas prvenstveno nadogradnja. Procese smo formirali poštujući navike klijenata, pravila struke i zakonske obveze. Međutim, tek s Fiskalizacijom 2.0 ta je promjena postala vidljivija i klijentima jer sada i zakonski moraju participirati u procesima razmjene dokumentacije.
Ono što želim naglasiti je da je postupak fiskalizacije složen. Veliki broj mikro i malih poduzetnika koristi usluge vanjskog računovodstva, kao i moji klijenti (njih više od 100), i u procesu uvođenja Fiskalizacije 2.0 na računovođe je u velikoj mjeri pao teret edukacije poduzetnika o novim procesima i njihovoj ulozi u njima, te zakonskoj regulativi. To je izrazito zahtjevno, jer mnogi i dalje doživljavaju te procese kao administraciju kojom se “treba baviti računovođa”, umjesto kao dio vlastitog poslovnog sustava. Minimax nam je tu bio značajna podrška kroz edukacije, webinare i upute.
Klijentima savjetujemo da se oslone na naše iskustvo i da promjenu ne doživljavaju kao stres, nego kao prilagodbu koja dugoročno donosi više kontrole i manje kaosa. Mi smo se jasno odredili prema potpunoj digitalizaciji i poduzetnicima omogućili da se tome prilagode i nismo odustali od te ideje samo da bismo zadržali klijente. Smatram da je to jedini način da se dugoročno gradi kvalitetna usluga i stabilan sustav rada.“
Što nam još donosi digitalizacija?
Poduzetnicima je često teško shvatiti stvarnu ulogu računovodstva, a nerijetko ne znaju ni što sve računovođa radi. Računovodstvo je puno više od obrade dokumenata: to je kontrola poslovanja, upravljanje rizicima, usklađenost, tumačenje brojki i podrška odlučivanju. Naravno, i svaki novi zakon pomiče granice digitalizacije te ona poprima nove oblike i „tjera nas“ na prilagodbu: „Fiskalizacija 2.0 kao proces digitalizacije je prilika da se računovodstvena struka makne iz čiste operative i da, nakon godina podcjenjivanja, vrati svoju stvarnu svrhu. Automatizacija i digitalni alati trebaju preuzeti rutinu unosa i obrade, a računovođa treba postati partner poduzetniku. Uvođenje Fiskalizacije 2.0 je u tom smislu pokazalo razinu informatičke pismenosti, ali i napravilo važan pomak: računovodstvo je napokon izašlo iz registratora. Sada je na nama da taj trenutak iskoristimo i postavimo nove standarde, ne samo zbog zakona, nego zbog unaprjeđenja poslovanja. Pri tome digitalni alati pa i umjetna inteligencija mogu samo ubrzati proces prikupljanja i obrade, a onda se mi napokon, možemo više baviti računovodstvom u pravom smislu te riječi.“, zaključuje Gordana, a mi vas pozivamo da s nama zakoračite u svijet digitalizacije i stvorite temelje za budućnost vašeg poslovanja.
