Znate onu uzrečicu: „Ne postoje problemi, već samo izazovi?“ A neki vole reći i prilike. Na taj način ne želimo umanjiti problematiku situacije, već dati si motivaciju za rješavanje iste.
I baš to je tema ovog bloga jer situacija je jasna. Računovodstvena struka suočava se s nizom izazova od kojih su najznačajniji oni vezani uz česte zakonske promjene. Kad na to dodamo nedostatak stručnog kadra, visoku razinu stresa i odgovornosti i sve začinimo nerealnim očekivanjima klijenata, dobro je znati da postoji svijetlo na kraju tunela.
1. Česte zakonske promjene
Problem: Česte promjene zakona, poreznih propisa, ukidanje ili dodavanje izvještaja zahtijevaju stalno praćenje i edukaciju, a navedeno povećava radno opterećenje i rizik od grešaka.
Rješenje: Jasno je da svi članovi tima trebaju biti u toku, no preporuka je da definirate jednog člana tima ili nekoliko njih (ovisno o veličini vaše organizacije) koji će pratiti, rezimirati i informirati ostale u obliku kratkog sažetka sa linkovima za više informacija. U timu sigurno postoji osoba koja ima potrebnu stručnost, a navedeno će kolektivu uštediti dragocjeno vrijeme. Korisno je i pratiti stručne baze znanja, newslettere te se educirati putem webinara i video sadržaja. Zašto stručnjaci ne bi odradili pola posla za vas?
Sljedeće rješenje je specijalizacija za određeno područje, npr. za PDV, neprofitne organizacije ili paušalni obrt. Da, to znači i manji raspon klijenata, no donosi i manje stresa i bolju pokrivenost tematike.
2. Digitalizacija
Problem: Digitalizaciju dijelom nameću zakoni i da, pri tome mislimo na eRačune, ali i prije toga je postajala sve veća potreba za odmakom od papirologije što je zahtijevalo i zahtijevat će sve veću prilagodbu novim alatima. Navedeno znači veći trošak vremena, ali i novaca.
Rješenje: Realno, ovo je možda jedan od slađih izazova, pogotovo ako se kroz rješenja prisjetimo svih benefita. Uvođenje računovodstvenog programa ili ERP-a pojednostavit će vaš posao, ubrzati procese, automatizirati ih, a čak vam i smanjiti brigu oko zakonskih promjena. Da, svaki računovodstveni program koji drži do sebe i svojih korisnika prati zakonske promjene i na vrijeme ih implementira.
Korisno je odlučiti se za „all-in-one“ rješenje u kojem možete voditi poslovanje, izrađivati izvještaje, eRačune, ali i grafičke prikaze i analize za vas ili za vaše klijente. Ne možemo ni nabrojati koliko muha smo riješili ovim jednim potezom!
3. Manjak stručnog kadra
Problem: Budimo realni, mlađe generacije se rijetko danas odlučuju za računovodstvenu struku, taj poziv nije toliko atraktivan te teret posla pada na „staru gardu“. To povećava stres i rizik od izgaranja.
Rješenje: Sistematizacija radnih mjesta i jasni karijerni put oduševit će i trenutne, ali i privući nove zaposlenike. Jasna slika razvoja u karijeri omogućit će zaposlenicima da vide dugoročne benefite zaposlenja u vašoj organizaciji jednostavno iz razloga što znaju što mogu očekivati i što za to trebaju ispuniti. Korisno je prilikom oglašavanja radnog mjesta naglasiti da nudite mentorstvo i sustavno prenošenje znanja jer ovo je svakako struka u kojoj je konstantna edukacija prioritet. I naravno, dio posla prepustite programskom rješenju, a ako za nešto niste stručni ili nemate vremena i outsourcing je odlična ideja. Osim što će vam uštediti vrijeme i rasteretiti zaposlenike, sigurno ćete i svi zajedno nešto novo naučiti.
Pokažite da ste moderni i da idete ukorak s vremenom. Web stranica atraktivnog izgleda i jasnog sadržaja odličan su mamac za nove zaposlenike, ali i klijente. Pa to je prvo što idemo pogledati kad krenemo istraživati neku tvrtku, zar ne?
4. Rokovi i opterećenje zaposlenika
Problem: Kao i u svakom poslu, i ovdje postoje određena hektična razdoblja, no morate priznati, ovdje su stvarno česta. Predaje izvještaja, rok za PDV, obračuni plaće samo su neka od njih, a osim stresa često donose i visoku odgovornost.
Rješenje: Automatizacija i digitalizacija su osnova svega. Računovodstveni program omogućit će vam automatizaciju ponavljajućih procesa, masovne obrade i više vremena, a time i novaca, prostora za nove klijente ili ono na što ni ne pomišljamo, slobodno vrijeme.
Definirani rokovi za dostavu dokumenata od strane klijenata zasigurno će sačuvati živce, a digitalna dostava dokumenata ubrzat će cijeli taj proces, ali i smanjiti mogućnost gubitka papirologije.
Ono o čemu treba razmisliti je i naplata dodatno utrošenih sati za uvijek prisutne hitne slučajeve, i one „samo još ovo“. Pri tome mislimo na usluge koje nisu inicijalno dogovorene.
Jeste li znali da Minimax automatski prati usluge koje pružate svojim strankama te bilježi tko ih je od Vaših zaposlenika izvršio? Time dobivate informacije za povećanje cijena usluga, a ujedno imate i osnovu za nagrađivanje uspješnih zaposlenika.
Svakako i bolja interna organizacija i raspodjela posla uz definirane radne sate i poštivanje istih su nešto na čemu će zaposlenici biti najviše zahvalni.
5. Zaštita podataka
Problem: Ovo je svakako jedan od većih izazova. Rad u računovodstvu znači rad s osjetljivim financijskim podacima, ali i rad s osobnim podacima klijenata. Briga oko sigurnosti i privatnosti je u današnje doba čestih cyber napada stvarna i osnovana.
Rješenje: Ako još niste, svakako razmislite o tehničkoj zaštiti (enkripcija podataka, sigurnosne kopije, kontrola pristupa, 2FA, antivirusi i firewall), ali i fizičkoj. Iako cloud rješenja nude visoku razinu sigurnosti, jasno je da postoje i fizički dokumenti i tu je bitna zaštita u vidu zaključanih ormara te ograničenog pristupa prostorijama (server soba). Jasno definiranje GDPR-a, ali i informiranje i edukacija zaposlenika o svemu navedenom uz definiranje pravila korištenja računala i e-maila te zaključavanje računala predstavljaju važan dio sigurnog poslovanja, a to nije bitno samo vama već i klijentima koji vam daju svoje povjerenje. I podatke.
6. Nerealna očekivanja klijenata
Problem: Vođenje knjiga? Ne, klijenti danas očekuju i poslovno i porezno savjetovanje te analitiku.
Rješenje: Nije stvar u tome da vi ne možete ponuditi sve što klijent traži, bitno je jasno dogovoriti što ćete raditi za njega kako bi mogli osigurati potrebne resurse i izbjeći stres, gubitak novaca i nezadovoljstvo svih uključenih. Definirajte pakete usluga, a dodatno zapečatite dogovor ugovorom u kojem će biti jasno navedeno što suradnja uključuje, a što je dio zasebne naplate.
I savjet zlata vrijedan. Ne bježite od odbijanja problematičnih klijenata. To je nešto o čemu je teško razmišljati na početku poslovanja kad vjerujemo da nam baš svaki klijent treba, no kako poslovanje raste, rastu i izazovi i često je potrebno donijeti teže strateške odluke. Ovo je jedna od onih koja može pozitivno djelovati na rast poslovanja i mir „u kući“. Sigurno ste i vi imali slučaj da onaj jedan klijent unosi nemir u poslovanje i lošu atmosferu u tim?
Izazova će uvijek biti, uz njih rastemo i učimo i na kraju priče jedno je sigurno. Računovođa budućnosti postaje poslovni partner svojim klijentima. Potrebe klijenata su veće, razni alati nam olakšaju odgovaranje na njih, a naglasak u poslovanju trebamo staviti na stvaranje dodane vrijednosti za klijente uz realna očekivanja obje strane.
Jednostavno je, zar ne?
