Jeste li znali da računovodstvo i računovodstvena profesija imaju ključnu ulogu u radu svake tvrtke? Ukratko, računovodstvo vodi brigu o financijskom zdravlju vaše tvrtke/organizacije, štiti vaše poslovanje i pomaže u donošenju odluka, a kako to sve izgleda u praksi ispričala nam je Laura Žeželić, ovlašteni računovođa i psihoterapeut ICD iz tvrtke Terra računovodstvo d.o.o.
„Moje profesionalno putovanje započelo je u jednoj srednje velikoj tvrtki gdje sam deset godina radila kao desna ruka vlasnika i time stekla vrlo široko, ali i zahtjevno iskustvo. To razdoblje oblikovalo je moje razumijevanje poslovanja, odgovornosti i važnosti kvalitetnog financijskog vođenja poslovanja. Nakon tih deset intenzivnih godina osjetila sam potrebu da krenem u vlastiti pothvat – kako bih radila u skladu sa svojim vrijednostima, stvorila mirnije i kvalitetnije radno okruženje te pružala uslugu za koju znam da može i treba biti izvrsna.
Tako je 2007. nastala Terra. U isto vrijeme završavala sam stručni studij, vođena željom za visokom stručnosti i ambicijom da jednog dana steknem status ovlaštenog računovođe. To je bio početak priče koja i danas raste i razvija se, uvijek s naglaskom na odgovornost, profesionalnost i ljudski pristup.
Naša filozofija poslovanja je vrlo jednostavna: klijenti se uz nas moraju osjećati sigurno. Teško mi je govoriti o tome kako rade drugi, ali ono što nam s godinama govore klijenti koji dođu kod nas jest da kod nas dožive kombinaciju stručnosti i stvarne brige. To je kao kada idete kod doktora – želite da zna svoj posao i da mu je istinski stalo. Terra se upravo time vodi.
Stručni smo, predani i odgovorni, a briga za klijente nije fraza nego način rada. To potvrđuje i činjenica da smo pripreme za digitalizaciju, eRačune i modernizaciju poslovanja započeli tri godine prije zakonskog roka. Za nas to nije trend, nego standard.“
Rad s ljudima je izazovan?
Da, to je činjenica, ali Laura je i računovođa s dugogodišnjim iskustvom i psihoterapeut, odnosno spaja dva naizgled različita svijeta - financije i rad s ljudima. Zanimalo nas je kako se ta dva aspekta nadopunjuju u svakodnevnom radu s klijentima: „Iako profesionalno radim isključivo kao računovođa, psihologija je moja druga velika ljubav – i nešto što mi iznimno pomaže u svakodnevnom radu s ljudima. Brojke nikada ne postoje same za sebe; iza njih uvijek stoje odluke, strahovi, ambicije, nesigurnosti i očekivanja.
Upravo iz tog razloga posljednjih desetak godina dodatno sam se usmjerila na područja koja su ključna za vođenje tima i odnosa s klijentima – psihologiju, komunikaciju i razumijevanje ljudskog ponašanja. Upravo to mi omogućuje da bolje prepoznam što klijent ili član tima zapravo treba, kako donosi odluke i na koji način mu mogu pružiti osjećaj sigurnosti.
Takav pristup stvara kvalitetniju komunikaciju, manje nesporazuma i jasnije procese. U konačnici, dobra suradnja uvijek nastaje iz kombinacije stručnosti i razumijevanja čovjeka s druge strane."
Digitalizacija otvara sva vrata
Jasno je ko' dan, digitalizacija poslovanja garantira bolju učinkovitost, manje troškove i veću konkurentnost. No kako konkretno digitalizacija pojednostavljuje računovodstveni svijet i pomaže u rješavanju svakodnevnih izazova?
Laura spremno odgovara: „Najveći izazovi u računovodstvu nisu uvijek tehničke ili digitalne prirode – često su to izazovi koji dolaze iz samog života. Neovisno o digitalizaciji, smatram da je najteži dio našeg posla pronaći, razvijati i zadržati kvalitetne ljude, posebno u struci koja je zahtjevna i odgovorna.
Primjerice, prošla godina bila je posebno izazovna jer smo u vrlo kratkom razdoblju imali tri trudnoće u timu. To je za nas bila i prekrasna i zahtjevna situacija u isto vrijeme. S jedne strane tu je radost i uzbuđenje naših kolegica, s druge strane je briga kako će se tim prilagoditi, kako ćemo raspodijeliti odgovornosti i kako ćemo održati kvalitetu usluge. Ostatak tima morao se brzo organizirati, prilagoditi i preuzeti dodatne zadatke, a dio klijenata morali smo nažalost i isključiti iz suradnje kako bismo zadržali standarde.
Takve životne situacije, bilo da se radi o porodiljnim dopustima, preseljenjima, neskladu u vrijednostima ili jednostavno prirodnim promjenama koje život donosi, uvijek nose određeni stres. Kao vlasnica, moj je zadatak uskladiti potrebe tima, klijenata i kvalitete usluge – što ponekad zahtijeva vrlo brze i stresne odluke i veliku dozu odgovornosti.
Prelazak na digitalno računovodstvo za nas je bio važan strateški korak i odlučili smo ga provesti promišljeno i postepeno. Prvo smo odabrali rad u cloudu i odlučili se za Minimax, a zatim smo ponovili praksu koja nam se u prošlosti pokazala vrlo uspješnom – u prvoj godini svaki član tima uvodi samo jednog klijenta u novi softver. Na taj način učimo sustavno i bez pritiska, a istovremeno održavamo produktivnost u radu s postojećim klijentima koji su još uvijek na starim sustavima.
To je ujedno bio i jedan od prvih većih projekata u koji nisam ušla sama, nego zajedno s kolegicom Mikelom. Rad u paru uvelike je smanjio stres i ubrzao učenje. Kao i kod svake digitalne promjene, najveći izazovi bili su trenuci kada nova funkcionalnost ne radi onako kako smo navikli ili kada procesi zahtijevaju drukčiji pristup. Takve situacije znaju biti frustrirajuće, ali kad imate podršku u timu i jasnu viziju zašto to radite, sve postaje mnogo lakše.
Danas mogu reći da je prelazak na Minimax bio jedna od boljih odluka koje smo donijeli – osim bolje organizacije, omogućio nam je i veću fleksibilnost, uključujući povremeni rad od kuće kad to članovima tima najviše odgovara.“
Kad već pričamo o digitalizaciji…
…red je da spomenemo i Laurino iskustvo u Minimaxu, najjednostavnijem online računovodstvenom programu: „Nakon tri godine rada u Minimaxu mogu reći da se koristi vide na više razina – u organizaciji posla, komunikaciji i fleksibilnosti. Za nas kao tim jedna od najvećih prednosti je mogućnost rada u cloudu, što članovima tima daje veću slobodu u organizaciji, ali i sigurnost da uvijek možemo pristupiti podacima i odraditi hitne situacije bez obzira gdje se nalazimo.
Nakon što smo se mi u potpunosti uhodali, iduću godinu posvetili smo klijentima. Počeli smo im predstavljati nove mogućnosti koje im olakšavaju razmjenu dokumentacije s nama – prije svega opciju da i sami koriste Minimax kao svoj softver za izdavanje računa te da nam dokumentaciju šalju kroz pretinac umjesto dolaska u ured. To im je donijelo uštedu vremena, a nama omogućilo uredniju i bržu obradu.
Ovakav način pripreme omogućio nam je da zajedno dočekamo uvođenje eRačuna i fiskalizacije potpuno spremni.
Ono što mi se osobno najviše sviđa jest činjenica da za gotovo sve postoji jasna i detaljna uputa. Tijekom radnog dana imam velik broj sastanaka i raznih obaveza, pa mi je izuzetno korisno to što mogu u bilo kojem trenutku, kad mi vrijeme dopušta, otvoriti uputu i riješiti situaciju samostalno. To mi daje osjećaj sigurnosti i samostalnosti u radu.
Uz to, jako mi se sviđa što je netko uložio toliko truda da pripremi tako obuhvatne materijale – to duboko rezonira s mojim vrijednostima i načinom na koji i sama gradim procese u Terri. Velika je razlika kada vidite da je i druga strana jednako posvećena kvaliteti i detaljima.
Što se tiče korisničke podrške, ona je izuzetno brza. Posebno moram istaknuti da se kvaliteta odgovora i razumijevanje naših potreba dodatno poboljšalo otkad postoje susreti računovođa i Minimaxa. Suradnja je postala otvorenija, konkretnija i bliža stvarnim izazovima našeg sektora, što meni osobno puno znači."
Savjeti za Fiskalizaciju 2.0
Fiskalizacija 2.0 stiže svaki tren i pripreme su u punom jeku.
„S obzirom na to da u Terri promjene nikada ne radimo „u zadnji čas“, s klijentima smo o Fiskalizaciji 2.0 razgovarali već ranijih godina. To nam je danas velika prednost jer sada ne radimo velike zahvate, nego samo fino usklađivanje i navođenje klijenata kroz konkretne korake koje trebaju odraditi.
U prvom dijelu godine pripremili smo smjernice vezane uz KPD oznake i primijenili ih najprije interno, kako bismo klijentima mogli dati jasan primjer i uzor. Čim su bile dostupne preciznije informacije, pripremili smo i objavili blogove s detaljnim tumačenjima, a svaki član tima dodatno vodi svoje klijente kroz proces pripreme, ovisno o njihovoj djelatnosti i specifičnostima poslovanja.
Naš savjet je jednostavan: pratiti informacije od provjerenih izvora, pripremu započeti na vrijeme i osloniti se na računovođu koji prati promjene i vodi vas korak po korak. Kada se radi sustavno i pravovremeno, ove promjene ne moraju biti stresne.
Prema mom iskustvu, jedan od najvećih izazova je vrlo kratko vrijeme za primjenu tehničkih smjernica koje moraju implementirati informatičari. Zbog toga poduzetnici i računovođe imaju manje vremena nego što bi bilo idealno za testiranje sustava u stvarnim uvjetima, što može stvoriti dojam pritiska i nepotrebne žurbe.
Drugi izazov je nedovoljna uključenost dijela poduzetnika u razumijevanje samih promjena. Posve je u redu potražiti pomoć – zato i postoji partnerstvo između poduzetnika i računovođe – ali kvalitetna suradnja nastaje tek kada obje strane ulože barem osnovni napor u informiranje i pripremu.
Imam primjer jedne svoje klijentice koja je izvrstan pokazatelj odgovorne poduzetnice. Nakon vrlo kratkog razgovora, u kojem je već imala osnovno razumijevanje promjena, rekla mi je: „Sada mi je sve puno jasnije i sjelo je na svoje mjesto.“ Takva razina razgovora moguća je samo kada su obje strane informirane i odgovorne – tada savjeti imaju pravi učinak i sve ide puno brže i lakše.
Digitalizacija je proces koji najbolje funkcionira kada smo svi aktivni sudionici. Kada i poduzetnik i računovođa preuzmu svoj dio odgovornosti, prilagodba je znatno lakša i mirnija za obje strane.“, ističe Laura i dodaje: „Izuzetno je važno da računovodstveni programi pravovremeno prate zakonske promjene, jer upravo to osigurava mir i sigurnost u svakodnevnom radu. Kada softver prati propise, cijeli sustav postaje stabilniji, rizici su manji, a prilagodba promjenama postaje gotovo neprimjetna.
Moram reći da sam osobno jako zadovoljna što Minimax tako aktivno i kvalitetno prati sve novosti. Posebno mi se sviđa što se ne radi samo o minimalnom ispunjavanju zahtjeva, nego o promišljenim rješenjima koja doista olakšavaju rad. Uvođenje mogućnosti likvidature unutar samog programa, primjerice, podiglo je cijeli sustav na jednu od najviših razina programskih rješenja u Hrvatskoj. To je veliki iskorak i za nas kao računovođe i za naše klijente.
Uz takva poboljšanja, uvođenje eRačuna postaje zaokruženo i logično, a cijeli proces digitalnog poslovanja mnogo jednostavniji.“
Proaktivno koračamo u budućnost
Nove tehnologije i promjene poput Fiskalizacije 2.0 nas potiču da idemo prema naprijed, a Laura mudro zaključuje: "Vjerujem da će budućnost računovodstva u velikoj mjeri oblikovati upravo umjetna inteligencija i digitalne tehnologije – i osobno se veselim svim promjenama koje će nam donijeti olakšanja u svakodnevnom radu. Smatram se proaktivnom osobom, pa sve ovo vidim prije svega kao priliku. No, prilike treba znati iskoristiti: treba na vrijeme pratiti trendove, učiti nove alate i biti otvoren prema promjenama.
S druge strane, dok promatram svoje dijete i način na koji potpuno prirodno prihvaća nove tehnologije, postaje mi jasno da će ovo razdoblje biti i izazov. Tempo promjena nikada nije bio brži, ali istovremeno vjerujem da smo mi ljudi opstali upravo zbog sposobnosti prilagodbe. U tome vidim našu najveću snagu – pogotovo kada surađujemo s tehnologijama koje nas mogu podržati, a ne zamijeniti.
U konačnici, računovođe koje se budu prilagođavale, učile i razvijale zajedno s tehnologijom imat će više vremena za ono što je najvažnije – razumijevanje klijenata, strateško savjetovanje i izgradnju povjerenja.
A možda je upravo najljepši način da završim ovaj intervju činjenica da mi je u njegovoj pripremi pomogao jedan od tih novih tehnologijskih alata – umjetna inteligencija. Ona mi je već sada velika podrška u svakodnevnom radu i primjer kako tehnologija može biti koristan partner, a ne prijetnja.“
Ne bježite od tehnologije, isprobajte Minimax besplatno 30 dana i uvjerite se u sve benefite digitalizacije poslovanja. Ne samo da ćete pojednostaviti poslovanje, oslobodit ćete i vrijeme za ono što je doista važno – slobodno vrijeme kojeg je danas svakako premalo.
