Kako se pripremiti za prvi posjet Porezne uprave?

Svrha prvog posjeta Porezne uprave

Prvi posjet Porezne uprave reguliran je zakonima i propisima koji definiraju ovlasti Porezne uprave za provjeru podataka i aktivnosti poreznih obveznika. Među najvažnijima su: Opći porezni zakon, Zakon o poreznoj upravi, Pravilnik o provedbi Općeg poreznog zakona.

Važno je znati kako prvi posjet nije porezni nadzor, već služi za provjeru osnovnih činjenica važnih za oporezivanje kao što su:

• Procjena gospodarske snage novog poduzetnika.
• Provjera osnovnih podataka bitnih za oporezivanje.
• Ažuriranje poreznih evidencija.

Osim novoosnovanih tvrtki, povremeno se provode i provjere kod postojećih poreznih obveznika. Novi porezni obveznici, obrtnici, dužni su prijaviti početak djelatnosti putem obrasca RPO u roku od 8 dana od registracije. Prvi posjet primjenjuje se nakon upisa u RPO, ali se prema potrebi obavljaju i periodične provjere promjene podataka bitnih za ažuriranje poreznih registara.

Važno je razumjeti razliku između rutinskih provjera i službenog poreznog nadzora.  Tako Zahtjev za dostavom dokumentacije ili pojašnjenje u vezi s poreznim prijavama nije porezni nadzor, već rutinska provjera.

Savjet: Ako niste sigurni radi li se o poreznom nadzoru, uvijek zatražite pojašnjenje od porezne uprave.

Što inspektor provjerava pri prvom posjetu?

Poslove prvog posjeta poreznom obvezniku obavljaju inspektori iz nadležne ispostave Porezne uprave.

Inspektor je prema čl. 83. OPZ-a dužan obveznika obavijestiti o njegovom dolasku 15 dana prije obavljanja provjere telefonom ili elektroničkom poštom pri čemu je potrebno naglasiti da se ne radi o poreznom nadzoru već o provjeri činjenica bitnih za oporezivanje.

Inspektor na početku provjerava: 

• na kojoj adresi posluje porezni obveznik
• ima li zaposlenih
• oglašava li se na tržištu
• je li obveznik u sustavu PDV-a
• ima li obveznik PDV ID broj
• je li porezni obveznik poslovao ili trenutno posluje kao osnivač ili odgovorna osoba u nekom drugom društvu ili je vlasnik obrta

Inspektor prije svog dolaska šalje upitnik kojeg porezni obveznik treba popuniti. Pitanja su grupirana u dva osnovna područja. U nastavku su navedena uobičajena pitanja.

Poslovni prostor i zaposlenici:

• Obavljate li djelatnost u vlastitom ili unajmljenom poslovnom prostoru?
• Navedite detalje o poslovnom prostoru (veličina, opremljenost, broj stolova u ugostiteljskom objektu, veličina terase, i drugi relevantni podaci, uključujući rješenje ureda za gospodarstvo).
• Jeste li prethodno imali poslovanje u tom prostoru, i tko je bio prethodni korisnik?
• Uključuje li prostor i skladište (vlastito ili unajmljeno na temelju ugovora)?
• Koji je status dugotrajne imovine/osnovnih sredstava i pozajmica vlasnika (vlastita ili unajmljena temeljem ugovora)?
• Tko su odgovorne osobe u poduzeću i koliko zaposlenika imate? (ime, prezime, e-mail, broj mobitela i telefona odgovorne osobe, kao i kontakt za knjigovodstvo).

Poslovanje i transakcije:

• Koja je vaša glavna djelatnost? Opišite buduće poslovanje, vrstu robe koju ćete prodavati ili usluga koje ćete pružati, očekivane početke prometa, lokaciju poslovanja i planirane marketinške aktivnosti.
• Hoćete li poslovati s partnerima iz EU ili trećih zemalja? Ako da, navedite sve relevantne informacije (isporuke/stjecanja, uvoz/izvoz, PDV ID broj, porezni broj, način uspostavljanja kontakta i odvijanje poslovanja).
• Imate li otvoren račun u drugoj državi? Ako da, koja je država i broj računa, ili koristi li porezni obveznik usluge kao što su PayPal ili Revolut?
• Imate li ugovorene poslove s kupcima ili dobavljačima u zemlji ili inozemstvu? Ako da, navedite sve relevantne informacije o tim poslovima, poslovnim partnerima i postojanju pisanih ugovora.
• Jesu li poslovi ugovoreni izravno s kupcima/dobavljačima ili posredovanjem trećih strana?
• Koji su kanali komunikacije koje najčešće koristite s kupcima i dobavljačima (telefon, e-mail, Skype, i sl.)?

Dakle, nakon što zaprimite pitanja, popunite upitnik i pripremite svu dokumentaciju koja će potvrđivati vaše navode. U nastavku je kratki osvrt što slijedi nakon toga.

Što inspektor može tražiti tijekom posjeta?

Tijekom posjeta inspektor može zatražiti:

• Dokumente o poslovnom prostoru: vlasnički list ili ugovor o najmu.
• Podatke o poslovanju: opis djelatnosti, planirane promete i načine oglašavanja.
• Informacije o transakcijama: poslovanje s EU ili trećim zemljama, ugovorene poslove s kupcima/dobavljačima. To mogu biti ugovori s dobavljačima, kupcima, zaposlenicima. Također i svi ulazni i izlazni računi, bankovni izvadci i putni nalozi.
• Dokaze o povezanosti s drugim društvima (npr. potvrde o udjelima).

Savjet: Organizirajte dokumentaciju unaprijed kako biste izbjegli stres.

Inspektor nakon provjere sastavlja zapisnik.

Zapisnik potpisuje inspektor i porezni obveznik pri čemu porezni obveznik može iznijeti primjedbu ili odbiti potpisati zapisnik što se obvezno unosi u sam zapisnik.

Kako se pripremiti za prvi posjet Porezne uprave?

Priprema je ključna. Evo što trebate napraviti:

1. Pregledajte dokumentaciju

• Ažurirajte knjige URA i IRA, glavnu knjigu i dnevnik knjiženja.
• Provjerite PDV obrasce, financijske izvještaje i prijave poreza.
• Pripremite prijave/odjave zaposlenika, putne naloge i JOPPD obrasce
• Osigurajte dostupnost ugovora s dobavljačima, kupcima i zaposlenicima.

2. Organizirajte poslovni prostor

• Provjerite je li prostor registriran za obavljanje svih djelatnosti.
• Ako koristite fiskalne blagajne, osigurajte njihovu ispravnost i usklađenost s pravilima.

Kako ostaviti dobar dojam?

• Osigurajte uredan i organiziran poslovni prostor.
• Brzo i točno dostavljajte tražene informacije.
• Ne komplicirajte u odgovorima, ako je moguće što sažetije odgovarajte, pa čak i samo s 'da' ili 'ne'.
• Odgovarajte na pitanja koja razumijete, a za ostala potražite pomoć računovođe
• Ako dođe do nesporazuma, zabilježite sve primjedbe u zapisnik.

Prvi posjet porezne uprave ne mora biti stresan ako ste dobro pripremljeni. Organizirana dokumentacija, jasnoća u komunikaciji i suradnja s računovođom ključni su za uspješan ishod.

Sjetite se: transparentno poslovanje ne samo da olakšava rad poreznih inspektora, već i jača povjerenje u vaše poslovanje.

Autorica: Anka Cvitanović Jovanić