U novom blogu donosimo detalje novog Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca, s naglaskom na evidencije koje je potrebno voditi.
Naime, odredbom članka 5. st. 4. Zakona o radu (Nar. nov., br. 93/14, 27/17, 98/19, 151/22 i 64/23 – u nastavku teksta: ZR), propisano je da je poslodavac dužan voditi evidenciju o radnicima koji su kod njega zaposleni. Temeljem te odredbe donesen je i novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca (Nar. nov., br. 55/24 – u nastavku teksta: Pravilnik), a koji stupa na snagu 1. listopada 2024. S obzirom na to, u nastavku donosimo pravovremene informacije o evidencijama koje je potrebno voditi. Također, skrećemo pažnju i na to da su Minimax stručnjaci već sve to implementirali u zasebnom programskom rješenju „Evidencija radnog vremena“.
Evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca
Evidencije, koje se mogu voditi u papirnatom ili elektroničkom (npr. softverskom) obliku su:
- evidencije o radnicima koji kod poslodavca obavljaju poslove na temelju ugovora o radu
- evidencije o fizičkim osobama koje za poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa
- evidencije o radnom vremenu radnika.
Evidencija o radnicima koji kod poslodavca obavljaju poslove na temelju ugovora o radu
U nastavku donosimo tablicu u kojoj su, sukladno Pravilniku, navedeni podaci o radnicima za koje se mora voditi evidencija:
|
Evidencija o radnicima |
|
|
Ime i prezime |
|
|
OIB |
|
|
Spol |
|
|
Datum rođenja |
|
|
Državljanstvo |
|
|
Prebivalište / boravište |
|
|
Ako je primjenjivo: dozvola za boravak i rad / potvrda o prijavi rada |
|
|
Stručno obrazovanje, posebni ispiti i tečajevi koji su uvjet za obavljanje posla, uvjerenja, licence, certifikati i sl. |
|
|
Datum početka rada |
|
|
Naziv radnog mjesta, odnosno narav ili vrsta rada na koje se radnik zapošljava |
|
|
Vrsta sklopljenog ugovora o radu |
|
|
Datum i razlog prestanka radnog odnosa / prestanka rada za ustupljene radnike |
|
|
Datum podnošenja prijave (početka, promjene, prestanka) na obvezna osiguranja radnika kao osiguranika po osnovi radnog odnosa, uključujući i dobrovoljno mirovinsko osiguranje, ako poslodavac sudjeluje u plaćanju istog, te obveznog zdravstvenog osiguranja tijekom rada u inozemstvu |
|
|
Drugi podaci o kojima ovisi ostvarivanje pojedinih prava i obveza iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom propisanih zr-om te posebnim propisima |
|
Rokovi i način čuvanja podataka o radnicima pohranjenih na ispravama, dokumentima i aktima
Isprave, dokumenti i akti s podacima o radniku vezano za radni odnos ili za ostvarivanje pojedinih prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom, te pisani pregled podataka, čuvaju se najmanje u sljedećim rokovima:
|
DOKUMENT |
ROK |
|
Pisani pregled podataka o radniku |
do isteka godine u kojoj je prestao radni odnos |
|
Ugovor o radu u pisanom obliku ili potvrda o sklopljenom ugovoru o radu, sve izmjene i dopune ugovora o radu |
šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, odnosno do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom |
|
Sporazumi između poslodavca i radnika, suglasnosti i pisane izjave radnika, odluke o otkazu |
|
|
Tiskanice prijave (početka, promjene, prestanka) obveznog mirovinskog i zdravstvenog osiguranja |
|
|
Javne i privatne isprave kojima se osiguravaju dokazi o točnosti podataka o stručnom obrazovanju, osposobljavanju, usavršavanju te drugih podataka o kojima ovisi ostvarivanje prava i obveza iz radnog odnosa |
šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos
|
|
Javne i privatne isprave, rješenja, potvrde, obračuni i sl. vezano za obveze obračunavanja i isplate plaće te uplate poreza i doprinosa |
rok određuje poseban propis |
|
Rješenja, privatne isprave, potvrde, zapisnici i sl. vezano za sigurnost i zaštitu na radu, ozljede na radu i profesionalne bolesti |
|
|
Rješenja, privatne isprave, potvrde i sl. vezano uz ostvarivanje prava iz mirovinskog osiguranja uključujući i prava po osnovi staža osiguranja koji se računa s povećanim trajanjem |
četrdeset godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos |
|
Rješenja, privatne isprave, potvrde, zapisnici i sl. vezano za ostvarivanje prava iz obveznog zdravstvenog osiguranja, |
šest godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala, odnosno do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom |
|
Javne i privatne isprave, rješenja, potvrde i sl. vezano za ostvarivanje prava na pružanje osobne skrbi ili nekog drugog prava iz općeg propisa o radu te za ostvarivanje rodiljnih i roditeljskih prava |
|
|
Zahtjevi radnika za zaštitom prava iz radnog odnosa, s odlukama, aktima i pismenima poslodavca donesenim u postupku povodom takvih zahtjeva |
|
|
Kolektivni ugovor na koji se upućuje ugovorom o radu radnika zaposlenih kod toga poslodavca i kojim su na odgovarajući način uređena pojedina pitanja umjesto obveznih podataka u ugovoru o radu, a vezana su za ostvarivanje prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom |
šest godina računajući od isteka ugovorenog vremena trajanja kolektivnog ugovora ili od isteka produžene primjene pravnih pravila sadržanih u tom kolektivnom ugovoru, odnosno do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom |
|
Pravilnici o radu kojima se uređuju plaće, organizacija rada, postupak i mjere za zaštitu dostojanstva te zaštitu od diskriminacije te druga važna pitanja, na koje se upućuje ugovorom o radu radnika zaposlenih kod toga poslodavca i kojim su na odgovarajući način uređena pojedina pitanja umjesto obveznih podataka u ugovoru o radu, a vezana su za ostvarivanje prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom |
šest godina računajući od isteka godine u kojoj je pravilnik o radu prestao važiti, odnosno do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom |
|
Druge isprave, dokumenti i akti vezani za ostvarivanje prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom |
šest godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala |
Isprave, dokumenti i akti s podacima o radniku kojega je poslodavcu u smislu ZR-a privremeno ustupilo s njim povezano društvo i o radniku kojega je poslodavcu kao korisniku ustupila agencija za privremeno zapošljavanje čuvaju se najmanje u sljedećim rokovima:
|
DOKUMENT |
ROK |
|
Sporazum o ustupanju između poslodavca i povezanog poslodavca te pisana suglasnost radnika |
šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao rad privremeno ustupljenog radnika, odnosno do pravomoćnog okončanja spora, ako povezani poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom |
|
Uvjerenja o stručnoj osposobljenosti u skladu s obvezama na temelju propisa o zaštiti na radu |
|
|
Ugovor o ustupanju između agencije i korisnika i uputnica kojom agencija za privremeno zapošljavanje upućuje radnika korisniku |
šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao rad ustupljenog radnika, odnosno do pravomoćnog okončanja spora, ako korisnik ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom |
|
Uvjerenja o stručnoj osposobljenosti u skladu s obvezama na temelju propisa o zaštiti na radu |
šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao rad ustupljenog radnika, odnosno do pravomoćnog okončanja spora, ako povezani poslodavac ili korisnik ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom |
|
Druge isprave, dokumenti i akti vezani za ostvarivanje prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom te prava po osnovi ustupanja |
šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao rad ustupljenog radnika. |
Evidencija o fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa
Osim evidencije o radnicima, poslodavac je dužan voditi i posebnu evidenciju podataka o fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa, a osobito o:
- osobama koje se kod poslodavca nalaze na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa
- studentima koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih posrednika u skladu s posebnim propisom
- redovitim učenicima koji kod poslodavca obavljaju povremeni rad posredstvom ovlaštenih srednjoškolskih ustanova u skladu s posebnim propisom
- redovitim učenicima ustanova za strukovno obrazovanje koji kod poslodavca kao polaznici provode učenje temeljeno na radu
- djeci i maloljetnicima koji uz naplatu sudjeluju u aktivnostima u skladu sa Zakonom o radu, ako je poslodavac organizator tih aktivnosti
- osobama koje kod poslodavca u skladu s propisima u području socijalne skrbi i propisima o izvršavanju kazneno pravnih i prekršajno pravnih sankcija obavljaju rad za opće dobro.
Navedena evidencija treba sadržavati sljedeće podatke:
|
Evidencija o fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa |
|
|
Ime i prezime |
|
|
OIB |
|
|
Spol |
|
|
Datum rođenja |
|
|
Državljanstvo |
|
|
Prebivalište / boravište |
|
|
Naziv ugovora ili akta temeljem kojeg radi kod poslodavca, te dokaz o udovoljavanju propisanim uvjetima za obavljanje tih poslova |
|
|
Mjesto rada |
|
|
Datum početka rada |
|
|
Datum prestanka rada |
|
|
Datum podnošenja prijave (početka, promjene, prestanka) na obvezna osiguranja fizičke osobe, ako je obveza osiguranja po toj osnovi propisana posebnim propisima |
|
Evidencija o radnom vremenu radnika
Minimax se istaknuo kao snažan alat kada je riječ o evidenciji radnog vremena djelatnika te prijenosa podataka u obračun plaća.
Prema uvidu u programsko rješenje, Evidencija radnog vremena u Minimaxu omogućuje točno, transparentno i jednostavno evidentiranje dolazaka, odlazaka, odsutnosti te pruža mogućnost pregleda i ispisa obrazaca za djelatnike.
Primjer evidencije o radnom vremenu radnika u Minimaxu nalazi se na poveznici.
Pripremila: Dijana Ivanković, direktorica knjigovodstvenog servisa Medium duo d.o.o.
