Računovodstvo kao životni poziv

Baš to je glavna mantra računovodstvenog servisa Fedra, a Danijela Dellavia nam je objasnila kako se baš to iskristaliziralo kao prioritet: „Moj put u računovodstvo nije bio planski, više bih rekla da je bio splet okolnosti i, pomalo, sudbina. Gimnazijalka sam, a s računovodstvom sam se prvi put ozbiljno susrela tek na fakultetu, gdje sam krenula doslovno od nule. Tada još nisam mogla zamisliti da će to postati moj životni poziv.

No, gledajući unatrag, prvi dodir s administracijom imala sam još kao tinejdžerica, pomažući ocu poduzetniku u uredu. Unosila sam primke, i izdatnice, prepisivala troškovnike, često kao “razmjenu” za džeparac ili izlazak. Taj rani kontakt s poduzetništvom i poslovnim procesima ostao mi je duboko u sjećanju.

Na prekretnici profesionalnog usmjerenja, dodatni poticaj dala mi je i svekrva, koja je cijeli radni vijek provela u računovodstvu. Tako sam se odvažila pokrenuti vlastiti ured. Bilo je to vrlo hrabro i optimistično, ne sluteći koliko je ovaj posao odgovoran, ali i koliko donosi uzbuđenja, izazova, uspona i padova.

Od samog početka bilo mi je važno raditi drugačije. Kako sam i sama rasla zajedno s klijentima, često poduzetnicima početnicima, prirodno se razvila i savjetodavna komponenta mog rada. Shvatila sam koliko je važno educirati, objašnjavati i biti stvarna podrška, a ne samo “servis za knjige”.

Zato danas svjesno biram manji broj klijenata kako bih svakome mogla posvetiti dovoljno vremena. Moj fokus je dugoročna suradnja, razumijevanje poslovanja klijenata i zajednički rast. Upravo ta kombinacija osobnog pristupa, edukacije i digitalizacije ono je što nas u Fedri razlikuje od klasičnih knjigovodstvenih servisa.“

 

Uloga zajednice u razvoju računovodstva

Susrećemo se s čestom promjenom zakona pa nas je zanimalo koliko je važno da računovođe budu uključene u unapređenje struke i oblikovanje propisa, a Danijela odgovara: „To je ključno. U Udruženje računovođa pri HGK uključila sam u trenutku kada sam osjetila potrebu za zajednicom ljudi koji razmišljaju slično kao ja. Prije toga nisam imala osjećaj strukovne povezanosti ni lokalno, ni šire i trebalo mi je vremena da se ohrabrim za aktivniju, javnu komunikaciju s kolegama.

Već na prvom susretu osjetila sam snažnu energiju ljudi koji vole svoj posao i koji su spremni ulagati vlastito vrijeme u unapređenje struke. To me posebno dotaknulo. Cijenim stručnost i profesionalnost, ali jednako tako i toplinu, otvorenost i transparentnost, vrijednosti koje sam upravo u Udruženju prepoznala.

Osobno i profesionalno, ova uloga mi jako puno znači. Kroz Udruženje smo otvorili kanale komunikacije drugim strukovnim udruženjima, s institucijama, pokrenuli inicijative za poboljšanje rada i omogućili članovima pristup informacijama, edukacijama i međusobnoj podršci. Vjerujem da je izuzetno važno da računovođe aktivno sudjeluju u oblikovanju propisa i unapređenju struke, jer smo mi ti koji zakone svakodnevno primjenjujemo u praksi. Smatram da smo važan most između sustava i gospodarstva te da upravo zato naš glas mora biti prisutan.

Koliko god mogu, trudim se dati svoj doprinos, a vjerujem da će Udruženje nastaviti rasti i jačati te imati sve veću ulogu u razvoju kvalitetnijih, jasnijih i primjenjivih poslovnih i poreznih okvira.“

 

Savjetodavna podrška je temelj računovodstva

Računovodstvo vodi brigu o financijskom zdravlju vaše tvrtke/organizacije, štiti vaše poslovanje i pomaže u donošenju odluka. Baš ta pomoć pri donošenju odluka je ono što Danijela ističe kao temelj: „Savjetodavna komponenta razvila se vrlo prirodno, praktički od samog početka rada. Oduvijek sam nastojala biti maksimalno transparentna prema klijentima i taj smo pristup s vremenom prenijeli na cijeli ured. Kada se makne onaj pritisak da “moraš znati sve”, shvatiš koliko zapravo možeš pomoći ljudima i to ne samo brojkama, nego kontekstom, objašnjenjem i razumijevanjem njihove situacije.

Krenula sam radeći s poduzetnicima početnicima, koji su često imali puno pitanja koja nisu bila striktno računovodstvena ili porezna, nego poslovna. Tu sam prepoznala koliko im znači razgovor o razlozima iza odluka, o procesima, o tome kako poslovanje funkcionira u praksi. Vjerojatno i zbog ranog kontakta s poduzetništvom kroz rad s ocem, meni je taj širi poslovni okvir uvijek bio blizak, a tek kasnije shvatiš da nisu svi imali priliku tako rano biti okruženi ponudama, računima, pregovorima i poslovnim odnosima.

Kako su klijenti učili i rasli, rastao je i naš odnos te postajao kvalitetniji. Volim kada razgovaramo na razini poduzetnik–poduzetnik, a ne isključivo kroz prizmu računovodstva. Danas, uz kompleksnost modernog poslovanja, jednostavno više nije dovoljno pričati samo o PDV-u i UR-ama, važno je razumjeti cijeli poslovni model.

U tom smislu, alati poput Minimaxa bili su mi velika odskočna daska. Omogućili su mi da klijentima, posebno početnicima, ponudim cjelovito rješenje – od softvera koji im daje osnovnu poslovnu strukturu, preko savjetodavne podrške, do same knjigovodstvene i računovodstvene obrade. Upravo ta kombinacija tehnologije i osobnog pristupa postala je temelj našeg načina rada.“

 

Potrebe rastu, projekti se nižu

Zakonske obveze često nas inspiriraju za uočavanje potrebe na tržištu i zadovoljavanje te potrebe nekim proizvodom. Baš tako je nastao A-count, a Danijela nam pojašnjava o čemu se radi: „Razvoj A-counta potaknula je vrlo jednostavna stvar – vlastita potreba. Kao računovodstveni ured i sami smo obveznici Zakona o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma, a moja se frustracija s godinama samo povećavala. Puno tablica, dokumenata, nejasnih koraka i stalnog propitivanja jesmo li prikupili baš sve što treba, a sve je to oduzimalo vrijeme i energiju.

A-count je nastao kao odgovor na taj kaos. Ideja je bila stvoriti alat koji daje jasnu strukturu propisanu zakonom: vodi korisnika kroz prikupljanje podataka i dokumentacije, uklanja dileme oko toga koji podatak ide gdje, te sustavno pokriva procjene rizika, dubinske analize i interne evidencije. Vrlo brzo sam shvatila da isti problem imaju i mnoge kolegice i kolege.

Danas, godinu dana nakon lansiranja, A-count koristi više od 150 korisnika kroz besplatnu i premium verziju. U praksi računovođama pomaže da SPNFT obveze više ne doživljavaju kao nepreglednu administraciju, nego kao vođeni proces s jasno definiranim koracima, centraliziranom dokumentacijom i značajnom uštedom vremena. Cilj mi je bio pojednostaviti kompleksno – i mislim da smo u tome uspjeli.“

 

Vizija održivog i digitalnog poslovanja

U 2023. godini Fedra je ukinula ispis digitalno dostavljenih bankovnih izvoda, a Danijela pojašnjava što ih je potaknulo na tu odluku: „Odluka o ukidanju ispisa bankovnih izvoda bila je više mentalni nego tehnički korak. Iako smo već 2018. krenuli u potpunu digitalizaciju dokumentacije, trebalo je vremena da se cijeli ured stvarno odmakne od papira.

Osobno sam vrlo rano prestala raditi s papirima – sve sam pregledavala digitalno, a ako bi se nešto isprintalo, završavalo bi kod administratorice. U jednom trenutku shvatila sam da se u uredu generira papirnata dokumentacija koju ja uopće ne gledam, ne držim u ruci i ne koristim u radu, dok istovremeno sve imam dostupno na ekranu, brže i preglednije.

To mi je bio jasan signal da taj korak ima smisla, digitalni način rada bio je učinkovitiji. Dokumentaciju sam lakše pronalazila, a papir je postao samo navika bez stvarne svrhe.

Odluka nije donesena impulzivno. Dala sam si vremena da isprobam različite scenarije i provjerim kako funkcionira rad bez ispisa. Kada sam bila sigurna, odlučila sam to prenijeti na cijeli ured. Bilo je početnog čuđenja i pitanja “kako ćemo”, ali danas se toga rado prisjećamo – jer se ni moje djelatnice više ne mogu zamisliti u starom načinu rada.

Za mene je to bio važan korak prema održivijem i modernijem poslovanju, ali još važnije – pokazao mi je koliko je digitalizacija zapravo promjena načina razmišljanja, a ne samo uvođenje novih alata."

 

Bolja suradnja uz digitalno poslovanje

Uz obvezu eRačuna digitalizacija i bespapirno poslovanje postaju must have, a prednosti su sve jasnije. Isto iskustvo ima i Danijela te dodaje: „Suradnja s klijentom koji posluje 100% digitalno danas izgleda znatno jednostavnije, brže i učinkovitije i to za obje strane.

Ozbiljno razmišljam o redizajnu ureda, jer registratora imamo sve manje, a svaki centimetar prostora nam je dragocjen. Radimo u malom, ali funkcionalnom prostoru u kojem se svi osjećaju ugodno – i klijenti i tim. Digitalizacija kod nas nije bila stvar nužde, nego svjesna odluka da prostor i vrijeme koristimo pametnije. Manje papira znači više zraka, više fokusa i bolju organizaciju rada.

Dokumentacija dolazi digitalno, automatski se obrađuje kroz sustav, maksimalno koristimo strojno čitanje dokumenata i postojeće alate. To nam omogućuje da kvalitetno obradimo veći volumen posla, ali i da oslobodimo vrijeme za ono što je stvarno važno: razgovor s klijentima, njihova pitanja i savjetovanje.

Najveća prednost je upravo taj pomak s pukog unosa podataka prema stvarnoj podršci poduzetnicima u njihovom rastu i razvoju. Digitalni način rada omogućuje kraće rokove obrade, ažurnije podatke i bolju dostupnost informacija, što klijentima daje sigurnost i bolju kontrolu nad vlastitim poslovanjem.

Iako se s nekim klijentima danas rjeđe viđamo uživo, odnos nije ništa manje blizak, samo se komunikacija preselila u digitalne kanale. Dugoročno vjerujem da tehnologija ne treba zamijeniti ljudski kontakt, nego ga nadopuniti."

 

A kako se tu uklapa Minimax?

Minimax kao najjednostavniji poslovno računovodstveni program je sinonim za digitalizaciju, a navedeno potvrđuje i Danijelin osvrt: „Minimax ima ključnu ulogu u našem procesu digitalizacije. Zapravo, sve je krenulo s Minimaxom. Počela sam ga koristiti 2017. godine, u trenutku kada sam osjetila da moram promijeniti način rada. Imala sam stalni osjećaj preopterećenosti i nedostatka slobode, znala sam da mogu raditi učinkovitije, fleksibilnije i pametnije, ali tadašnji alati to jednostavno nisu podržavali.

Tražila sam online softver koji će me pratiti neovisno o lokaciji i vremenu rada, koji će mi omogućiti da lakše balansiram poslovne i privatne uloge. Testirala sam više rješenja, a Minimax sam odabrala jer sam već u startu prepoznala niz malih, ali vrlo konkretnih funkcionalnosti koje su odmah donosile pomake u kvaliteti rada.

Iskreno, u početku se nisam odmah snašla – trebalo je vremena da upoznam logiku sustava i prilagodim procese. Ali Minimax je postao temelj na kojem smo mogli graditi sve ostalo. Bez njega ne bismo mogli napraviti iskorak u digitalizaciji, niti sustavno optimizirati poslovne procese.

Naravno, to nije bio brzi proces. Trebalo je neko vrijeme da dođemo do razine na kojoj smo danas. I tu ne stajemo. Kontinuirano tražimo nove načine kako unaprijediti rad, povećati učinkovitost i biti još dostupniji klijentima. Minimax nam daje stabilnu bazu, a na nama je da na toj osnovi stalno razvijamo bolje načine rada.

Nijedan softver nije čarobni štapić. Digitalizacija traži promjenu načina razmišljanja, učenje i prilagodbu procesa. I Minimax, kao i svaki ozbiljan sustav, zahtijeva vrijeme da se upozna njegova logika. To je često izazov, pogotovo ako očekujete brza rješenja bez promjene navika. Ali kad se ta faza prođe, prednosti su stvarno velike."

 

Podrška kroz sustav i bazu znaja

Ne možemo dovoljno naglasiti važnost korisničke podrške općenito, a pogotovo kod rada u računovodstvenom programu, a Danijela se slaže i nadopunjuje misao: „Minimaxova baza znanja i korisnička podrška za mene su jedan od njegovih najvećih aduta. Sjećam se početaka. Slala sam tikete vrlo često, pitala sve i svašta, a odgovori su nerijetko dolazili u obliku linkova na postojeće upute. Trebalo mi je neko vrijeme da shvatim koliko je baza znanja zapravo opsežna i koliko toga mogu sama pronaći pretraživanjem.

Ulazak u svaki novi sustav zahtijeva vrijeme da se razumije njegova logika. Tako je bilo i s Minimaxom. No jednom kad “klikne”, postane jasno koliko mogućnosti zapravo postoji.

Danas redovito koristim i tiket sustav i bazu znanja. Posebno cijenim to što se na prethodne upite uvijek mogu vratiti. Upute su posebno korisne kod situacija koje nisu česte, pa se zaboravi točan postupak.

Naravno, postoje trenuci kada ni ne znaš točno imenovati problem, pa je i pretraživanje izazov. U takvim situacijama korisnička podrška je važna. Osobno se uvijek trudim u upitu detaljno opisati kontekst i širu sliku problema, jer vjerujem da to olakšava kvalitetan odgovor s druge strane. Zadovoljna sam podrškom. Čak i u razdobljima povećanog opterećenja, poput prilagodbi na Fiskalizaciju 2.0, sustav je funkcionirao, iako usporeno, što je bilo i očekivano.

Kroz rad sam shvatila da Minimax ima puno više mogućnosti nego što prosječan korisnik koristi. Upravo iz tog saznanja razvila sam i dodatne savjetodavne usluge za optimizaciju rada u Minimaxu – za računovođe i poduzetnike.

Savjetovanja provodim online i uvijek su temeljena na konkretnim situacijama korisnika, bez općenitih primjera i teorije. Radimo direktno na njihovim organizacijama i prilagođavamo postavke stvarnim potrebama poslovanja. Poseban fokus mi je na modulima zaliha, proizvodnje i radnih naloga, jer su to područja u kojima poduzetnici mogu ostvariti najveće uštede vremena kroz automatizaciju, ali ih često ne koriste jer ne pronalaze vrijeme za njihovo postavljanje.

Prepoznala sam da mogu pomoći ljudima da te procese postave kvalitetno od početka i nauče kako ih dalje samostalno voditi. Smatram da je šteta imati dobar alat, a ne koristiti ga u punom potencijalu. Minimax definitivno taj potencijal ima.“

 

Praćenje zakonskih promjena? Bez toga ne ide!

Izuzetno je važno da računovodstveni programi prate zakonske promjene poput Fiskalizacije 2.0. To nije stvar odabira niti neka dodatna pogodnost koju računovođe nude, to je preduvjet za kvalitetan, pravodoban i ažuran rad.

„Ovu misao potpisujem i pri tome ne mislim da računovodstveni program može ili treba zamijeniti stručnu edukaciju. Softver nije i ne može biti zamjena za znanje, iskustvo i razumijevanje propisa. Bez alata koji prati zakonske promjene, danas jednostavno nije moguće raditi u realnim rokovima i u skladu s kompleksnošću sustava.

Prošla sam više poreznih reformi i zakonskih izmjena i svaka je zahtijevala dodatni angažman, pažnju i provjeru s moje strane. No razlika je u tome što sam imala alat koji mi je omogućio da posao odradim. Ručna rješenja i improvizacije jednostavno nas vraćaju desetljećima unatrag – i to si u današnjoj ekonomiji ne možemo priuštiti.

Zato smatram da je praćenje zakonskih promjena kroz računovodstvene programe nužnost, a ne opcija. Online sustavi u tom kontekstu donose dodatnu vrijednost jer omogućuju brže prilagodbe i kontinuitet rada – uz uvjet da ih koristimo svjesno i stručno.“

 

Budućnost donosi izazove i napredak

Budućnost je već tu, digitalizacija se uplela u svaki segment poslovanja, a Danijela zaključuje: „Već smo malo zakoračili u tu budućnost o kojoj govorimo. Istina, možda malo nespretno, i mentalno i organizacijski, ali to je dio procesa. Promjene poput Fiskalizacije 2.0 jasno pokazuju da se način rada mora mijenjati i da se više ne možemo oslanjati na stare, ručne modele poslovanja.

Je li to prilika ili izazov? Rekla bih i jedno i drugo. Nismo svi krenuli s iste početne pozicije. Razlikuju se infrastruktura, navike rada i spremnost na prilagodbu. Neki će se snaći brže, neki sporije, ali ekonomija jednostavno neće dopustiti da ostanemo na razini ručnih obrada i improvizacija.

Ono što dolazi s digitalizacijom – XML dokumenti, strojno čitanje, automatizacija – otvara ogroman prostor za učinkovitiji rad. No to istovremeno traži i jasnije poslovne procese. Velike tvrtke su to odavno shvatile, dok se u mikro i malom poduzetništvu često radi po principu “usput ćemo riješiti”. Prostor i tolerancija za takav način rada sve se više smanjuju, potrebno je redefinirati procese poput likvidacije računa, dostave dokumentacije i interne organizacije rada.

Važno je reći i da se trenutno ne nalazimo u fazi maksimalne učinkovitosti. Upravo suprotno, nalazimo se u intenzivnoj tranziciji u kojoj paralelno održavamo postojeće procese i gradimo nove. To znači da stalno propitujemo način na koji radimo, tražimo bolje modele organizacije i pokušavamo pronaći nove, održivije načine rada.

U tom procesu kapaciteti su nam jako opterećeni, a velik dio energije odlazi na organizacijske prilagodbe umjesto na samu operativu. To je realnost ovog razdoblja i ne treba je uljepšavati. Pritisak je velik, tempo je zahtjevan i stres je prisutan.

Uz sve to, intenzivno educiramo i pomažemo klijentima da se i oni snađu u novim okolnostima. Zajedno prolazimo kroz njihove procese, potičemo ih da ih redefiniraju i surađujemo na kreiranju novih modela rada.

Vjerujem da je to nužna faza svake ozbiljne promjene. Kratkoročno smo možda manje učinkoviti, ali dugoročno postavljamo temelje za kvalitetniji rad, bolje korištenje ljudskih potencijala i veću vrijednost koju možemo pružiti klijentima."

 

Svaka današnja odluka utječe na ono što će se u budućnosti posložiti. I baš zato preporučamo da pratite Danijelin primjer i osigurate da budućnost bude posložena baš kako treba. Temeljita priprema, dobra organizacija i promišljena egzekucija ključ su uspjeha i dugoročne poslovne uspješnosti i zadovoljstva. 

A ni odabir pravog računovodstvenog programa kao partnera ne može odmoći, zar ne?